За даними Мінекономіки, падіння ВВП України у 2022 році досягло 30,4%. Деякі експерти говорять про 40-50%. Інфляція, порушення ланцюгів постачання, руйнування підприємств та інфраструктури, перебої з електроенергією – все це створює ненадійний ґрунт для функціонування сфери закупівель у 2023 році.
Твердо можна сказати лише одне: нас із вами очікує така собі «визначена невизначеність». Звичайно, передбачити щось дуже складно, але можна подивитись на приклад «близької» історії, – я про минулий рік. Проаналізуйте роботу вашого відділу закупівель під час війни і на основі цього визначте:
- можливі майбутні ризики;
- те, як ці ризики можуть вплинути на ваш бізнес;
- відповідальних.
На мою думку, стійкість, яку показали українські спеціалісти із закупівель у 2022 році, має увійти в підручники. Тому досвід минулого року – болючий, але безцінний. Особливо в перші місяці. На фоні коронакризи та війни вистояти було нереально складно. Закупівельний фронт в Україні – це ще один фронт, яким ми можемо пишатися.
Які особисті якості потрібні в період невизначеності
Яким же є рецепт успішних, сталих відділів закупівель? Ось трохи аналітики від компанії IPSM (International Procurement & Supply Management). За нашими даними, 68% українських спеціалістів із закупівель назвали особисті якості та гнучкість тим, що найбільше допомогло їх відділам вистояти у 2022 році. І це, я вам скажу, не лише про самовпевненість.
Дійсно: стресостійкість, цілеспрямованість та винахідливість – особисті якості, які є безцінним скарбом у часи невизначеності. Звісно, не всі співробітники можуть володіти ними в рівній мірі. Добре, якщо хоча б ключову позицію у відділі займає сильна особистість, непідвладна паніці. Та «прокачувати» на тренінгах краще усю закупівельну команду. І це лише один вимір. Інший – створення сталої закупівельної середи.
Ми торкнемося трьох надважливих рішень, за які проголосувала більшість наших респондентів. На думку українських закупівельників, саме ці рішення найбільше допомогли їхньому відділу закупівель вистояти.
Автоматизація закупівель
Пластичність відділу закупівель можлива тільки, якщо позбавитися зайвої бюрократії, провести аудит і потім – перейти до процесу автоматизації закупівель. Аудит бажано робити завдяки стороннім експертам. Він просто необхідний, адже діджиталізувати хаос неможливо.
На минулорічній конференції у Нідерландах почула: «Automate the simple... and simplify the complex» (пер. «Автоматизуйте просте… і спростіть складне») і повністю погоджуюсь. Вважаю, що це має висіти у кожного СРО (голови відділу закупівель – 
) на робочому столі.
До речі, 20% українських закупівельників розповіли, що таки почали використовувати можливості автоматизації у 2022 році. Ще 12% вважають, що саме автоматизація допомогла їхнім відділам закупівель вистояти. Шкода, але наші спеціалісти поки недооцінюють важливість автоматизації та управління великими даними, і досі часто користуються «блокнотами» та далеко не усіма можливостями Excel.
У той же час, за результатами опитування консалтингової компанії TLT, 60% європейських спеціалістів після кризи 2022 року не тільки продовжать використання, але й інвестуватимуть у покращення автоматизації закупівельних процесів.
Ризик-менеджмент
Ніколи не пізно почати використовувати ризик-менеджмент. За даними телеграм-каналу Закупівлі_News, 38% українських спеціалістів із закупівель почали використовувати здобутки ризик-менеджменту.
Кризи останніх років підкреслили необхідність застосування принципів управління ризиками для захисту ланцюгів постачання: створення переліку постачальників «про запас», будування стратегічних відносин із ключовими постачальниками…
До речі, автоматизація є важливою складовою ризик-менеджменту. Адже використовуючи автоматизацію та штучний інтелект, можна знаходити закономірності, робити ефективні висновки для прийняття рішень у режимі реального часу і виявлення загроз за ранніх стадіях.
Звісно, не всі постачальники виживуть. І навіть той, хто ніби відчуває себе нормально та переконує вас у своїй продуктивності, може знаходитися у зоні ризику. Тому генеральних підрядників, стратегічних постачальників та постачальників категорії «вузького горлечка» потрібно перевіряти особливо прискіпливо. В ідеалі перевіряйте не лише ключового, але й постачальників постачальника (як вони працюють останній рік, їх місцезнаходження і по’вязані з цим ризики). Це необхідно робити навіть, якщо постачальник «зростав із вами» і витримав різні кризи; сьогодні – інша ситуація.
Те, що постачальник виконував домовленості вчасно до сьогоднішнього дня, говорить тільки про минуле, але не про те, наскільки він буде здатний виконувати свої зобов'язання у майбутньому.
Також додам, що вам вкрай потрібно налагодити ефективне управління постачальниками. Під час військових дій проблемою стає якість управління продуктивністю постачальників та гарантія виконання їх зобов’язань.
Мистецтво ведення переговорів
Відчувайте час. Пам’ятайте: переговори у кризу відрізняються від звичайних. Інфляція, порушення ланцюгів постачання, перебої з електрикою – все це може створити дефіцит постачальників і сильно ускладнити переговорний процес.
Тим не менш, вам потрібно:
- А) Протистояти галасу та необґрунтованим заявам постачальників. Вести переговори слід на основі лише реальних бізнес-обставин та військової ситуації. Навіть під час війни у кожного сектору – обставини різні. Емоціям тут не місце.
- Б) Завжди готуйтесь до переговорів! Ваша сила в тому, наскільки ви володієте інформацією і прорахували все.
- В) Вимагайте зниження витрат від постачальників в межах стратегії переговорів. Не всі витрати зростають, навіть зараз. Дивіться, що і як можна взаємозамінити. Але пам’ятайте: ви не маєте «вижимати» з постачальника всі соки. Наша сила у Win-Win.
- Г) Читайте більше економічної аналітики у своєму секторі. Ви маєте розуміти реальну вартість, і з чого вона випливає.
- Ґ) Пам’ятайте про управління ризиками, і під час переговорного процесу страхуйте себе. У першу чергу, контрактно.
- Д) Впевніться у продуктивності вашого постачальника.
Україна має гігантський потенціал закупівель
Проведене IPSM та телеграм-каналом Закупівлі_News дослідження, крім очевидних плюсів показало, що, на жаль, не всі українські спеціалісти використовують ефективні закупівельні рішення у своїй роботі. Так, лише 15% закупівельників ефективно використали здобутки категорійного менеджменту в 2022 році. Проте світовий досвід називає такий підхід під час кризи чи не найкращим. Пов’язую це з тим, що в Україні поки катастрофічно не вистачає категорійних менеджерів та взагалі обізнаних із сучасними тенденціями професіоналів. Тому компаніям вкрай потрібно «прокачувати» власні кадри, за необхідності звертатися до аутсорсингу закупівель, щоб, як мінімум, переймати кращий досвід.
Та треба сказати, що потенціал сфери закупівель в Україні гігантський. У таких жорстких умовах українські спеціалісти не лише вистояли, але й знаходять сили для розвитку. Тільки вдумайтесь: на наше запитання «Чи розпочалися/прискорилися у вашій компанії з початком війни оптимізаційні процеси відділу закупівель?» 54% респондентів відповіли «Так». Це дуже круто! Впевнена: наша сучасна історія не просто про виживання, вона про розвиток і майбутнє процвітання; українці – неймовірні.
Редакція не несе відповідальності за зміст матеріалу і може не поділяти точку зору його автора
Читайте також
