По данным Минэкономики, падение ВВП Украины в 2022 году достигло 30,4%. Некоторые эксперты говорят о 40-50%. Инфляция, нарушение цепей поставок, разрушение предприятий и инфраструктуры, перебои с электроэнергией – все это создает ненадежную почву для функционирования сферы закупок в 2023 году.
Твердо можно сказать только одно: нас с вами ожидает некая «определенная неопределенность». Конечно, предсказать что-то очень сложно, но можно посмотреть пример «близкой» истории, – я про прошлый год. Проанализируйте работу вашего отдела закупок во время войны и на основании этого определите:
- возможные будущие риски;
- то, как эти риски могут повлиять на ваш бизнес;
- ответственных.
На мой взгляд, устойчивость, которую показали украинские специалисты по закупкам в 2022 году, должна войти в учебники. Поэтому опыт прошлого года – болезненный, но бесценный. Особенно в первые месяцы. На фоне коронакризиса и войны выстоять было невозможно сложно. Закупочный фронт в Украине – это еще один фронт, которым мы можем гордиться.
Какие личные качества нужны в период неопределенности
Каков же рецепт успешных, устойчивых отделов закупок? Вот немного аналитики от компании IPSM (International Procurement & Supply Management). По нашим данным, 68% украинских специалистов по закупкам назвали личные качества и гибкость тем, что больше всего помогло их отделам выстоять в 2022 году. И это, я вам скажу, не только о самоуверенности.
Действительно: стрессоустойчивость, целеустремленность и изобретательность – личные качества, бесценные сокровища во времена неопределенности. Конечно, не все сотрудники могут владеть ими в равной степени. Хорошо, если хотя бы ключевую позицию в отделе занимает сильная личность, не подвластная панике. Но прокачивать на тренингах лучше всю закупочную команду. И это только одно измерение. Другой – создание устойчивой закупочной среды.
Мы коснемся трех сверхважных решений, за которые проголосовало большинство наших респондентов. По мнению украинских закупщиков, именно эти решения больше всего помогли их отделу закупок выстоять.
Автоматизация закупок
Пластичность отдела закупок возможна только, если избавиться от лишней бюрократии, провести аудит и затем – перейти к процессу автоматизации закупок. Аудит желательно делать с помощью посторонних экспертов. Он просто необходим, ведь диджитализировать хаос невозможно.
На прошлогодней конференции в Нидерландах услышала: «Automate the simple... and simplify the complex» (пер. «Автоматизируйте простое и упростите сложное») и полностью соглашаюсь. Считаю, что это должно висеть у каждого СРО (главы отдела закупок – 
) на рабочем столе.
Кстати, 20% украинских закупщиков рассказали, что начали использовать возможности автоматизации в 2022 году. Еще 12% считают, что именно автоматизация помогла их отделам закупок выстоять. Жаль, но наши специалисты пока недооценивают важность автоматизации и управления большими данными, до сих пор часто пользуются блокнотами и далеко не всеми возможностями Excel.
В то же время по результатам опроса консалтинговой компании TLT, 60% европейских специалистов после кризиса 2022 года не только продолжат использование, но и будут инвестировать в улучшение автоматизации закупочных процессов.
Риск-менеджмент
Никогда не поздно использовать риск-менеджмент. По данным телеграм-канала Закупівлі_News, 38% украинских специалистов по закупкам начали использовать достижения риск-менеджмента.
Кризисы последних лет подчеркнули необходимость применения принципов управления рисками для защиты цепей снабжения: создание перечня поставщиков «про запас», построение стратегических отношений с ключевыми поставщиками…
Кстати, автоматизация является важной составляющей риск-менеджмента. Ведь используя автоматизацию и искусственный интеллект, можно находить закономерности, делать эффективные выводы для принятия решений в режиме реального времени и выявления угроз на ранних стадиях.
Естественно, не все поставщики выживут. И даже тот, кто чувствует себя нормально и убеждает вас в своей производительности, может находиться в зоне риска. Поэтому генеральных подрядчиков, стратегических поставщиков и поставщиков категории «узкого горлышка» нужно проверять особенно тщательно. В идеале проверяйте не только ключевого, но и поставщиков поставщика (как они работают в последний год, их местонахождение и связанные с этим риски). Это необходимо делать даже, если поставщик «рос с вами» и выдержал разные кризисы; сегодня – другая ситуация.
То, что поставщик выполнял договоренности вовремя по сей день, говорит только о прошлом, но не о том, насколько он будет способен выполнять свои обязательства в будущем.
Также добавлю, что вам очень нужно наладить эффективное управление поставщиками. В ходе военных действий проблемой становится качество управления производительностью поставщиков и гарантия выполнения их обязательств.
Искусство ведения переговоров
Чувствуйте время. Помните, что переговоры в кризис отличаются от обычных. Инфляция, нарушение цепей снабжения, перебои с электричеством – все это может создать дефицит поставщиков и сильно усложнить переговорный процесс.
Тем не менее, вам нужно:
- А) Противостоять шуму и необоснованным заявлениям поставщиков. Вести переговоры следует на основе только реальных бизнес-обстоятельств и военной ситуации. Даже во время войны у каждого сектора обстоятельства разные. Эмоциям здесь не место.
- Б) Всегда готовьтесь к переговорам! Ваша сила в том, насколько вы владеете информацией и просчитали все.
- В) Требуйте снижения издержек от поставщиков в рамках стратегии переговоров. Не все расходы растут даже сейчас. Смотрите, что и как можно взаимозаменить. Но помните: вы не должны «выжимать» из поставщика все соки. Наша сила в Win-Win.
- Г) Читайте больше экономической аналитики в своем секторе. Вы должны понимать реальную стоимость, и из чего она следует.
- Г) Помните об управлении рисками, и во время переговорного процесса страхуйте себя. В первую очередь контрактно.
- Д) Убедитесь в производительности вашего поставщика.
Украина имеет гигантский потенциал закупок
Проведенное IPSM и телеграм-каналом Закупівлі_News исследование, помимо очевидных плюсов, показало, что, к сожалению, не все украинские специалисты используют эффективные закупочные решения в своей работе. Так, только 15% покупателей эффективно использовали достижения категорийного менеджмента в 2022 году. Однако мировой опыт называет такой подход во время кризиса лучшим. Связываю это с тем, что в Украине пока катастрофически не хватает категорийных менеджеров и вообще знакомых с современными тенденциями профессионалов. Поэтому компаниям крайне нужно «прокачивать» собственные кадры, при необходимости обращаться к аутсорсингу закупок, чтобы как минимум перенимать лучший опыт.
Но нужно сказать, что потенциал сферы закупок в Украине гигантский. В столь жестких условиях украинские специалисты не только выстояли, но и находят силы для развития. Только вдумайтесь: на наш вопрос «Начались ли/ускорились ли в вашей компании с началом войны оптимизационные процессы отдела закупок?» 54% респондентов ответили «Да». Это очень круто! Уверена: наша современная история не просто о выживании, она о развитии и будущем процветании; украинцы – невероятные.
Редакция не несет ответственности за содержание материала и может не разделять мнение его автора
Читайте также
