Припустимо, що ви – професійний консалтинговий бізнес, який надає інтелектуальні послуги. Це можуть бути юридичні консультації, консультації з маркетингу, з організації заходів, фінансовий консалтинг тощо.
Зазвичай такі компанії працюють з клієнтами за моделлю Time & Material.
Це стандартна практика для консалтингових компаній, тому що доводиться працювати з проєктами з великою кількістю невідомих, де обсяг робіт складно оцінити або він може суттєво змінюватись.
Кожна компанія має приблизно однаковий обсяг часу. Але більш успішні компанії вкладають час своїх співробітників у більш профітабельні проєкти. Для успішного розвитку бізнесу важливо точно оцінити рентабельність кожного проєкту. Для цього консалтингу насамперед необхідно навчитись рахувати час своїх співробітників. Спочатку це непросто.
Тайм-трекінг як інструмент підрахунку часових витрат
Визначаємо рентабельність проєкту
Коли компанія розширюється та отримує багато замовлень – відповідно збільшується і штат персоналу. Але легко може виявитись, що прибутків не стає більше. Навпаки, бізнес розширився, а компанія заробляє менше. У чому причина?
В тому, що подекуди часу співробітників у проєкти вкладається стільки, що вони стають неприбутковими.
Важливо трекати час та прибутковість і не втрачати цю інформацію з поля зору.
На цьому етапі важливо швидко вжити заходів і чітко розрахувати рентабельність кожного проєкту для компанії. Для цього треба визначити:
- час співробітників, витрачений на проєкт;
- внутрішню погодинну ставку фахівців;
- внутрішню ціну проєкту для вашої компанії.
Знаючи ці показники, можна вирахувати ROI (return of investments) проєкту та окремих відділів компанії. На основі цього визначитися з пріоритетними проєктами: найбільш вигідними клієнтами та напрямками роботи.
Наприклад, партнер юридичної фірми Олексій Носов розповідає – в їхній компанії Miller Law ретельно слідкують за показником повернення інвестицій. Річ у тім, що співробітники – юристи з високою погодинною оплатою. Тому для фірми вкрай важливо, щоб часовий ресурс не простоював і не витрачався даремно. Спираючись на ROI департаментів, в компанії визначають прибуткові напрями практики, посилюючи їх і набираючи на них нових юристів.
Контролюємо робочий час
Перший стандартний крок компанії для підрахунку часу – це ексель-таблиця із таймшитами.
Спочатку співробітники намагаються вносити туди дані кожного дня. Потім це всім набридає, і дані вносять вже раз на кілька днів. Врешті все зводиться до заповнення таблиці в п'ятницю ввечері. Але до цього часу інформація хто, що і коли робив вже забувається і вноситься з дуже приблизною точністю.
Для більш ефективного обліку робочого часу можна використовувати тайм-трекери. У сервісах командної роботи він одразу вбудований у проєктну систему. Це дає чимало можливостей для менеджменту проєкту, адже, наприклад, можна день в день поставити виконавцю завдання і задати час на його виконання, увімкнувши таймер.
Є можливість встановлювати різні погодинні ставки для різних спеціалістів. А якщо працівник забуде вимкнути таймер, він автоматично вимкнеться в кінці робочого дня. Таким чином менеджер може бачити, які робочі процеси відбуваються прямо зараз, хто відповідає за конкретне завдання і на які процеси витрачається більше ресурсів.
Так, в агенції performance-маркетингу Roman.ua Романа Рибальченка співробітники працюють за передплаченими годинами. Менеджери уважно слідкують за графіком затреканого часу. І щойно графік наближається до межі, наприклад, 70% оплаченого часу, – це сигнал про необхідність виставити новий рахунок клієнту.
Ведемо чітку звітність
Ефективність бізнесу напряму залежить від якості інформації, доступної керівнику. З тайм-трекером менеджер проєкту може бачити:
- Скільки часу було витрачено за певний період по обраних проєктах та команді?
- Чи відрізняється фактично витрачений час від запланованого?
- Скільки часу врахувала команда проєкту за тайм-трекером?
Також керівник отримує детальний лог часових сесій за обраним проєктом і командою. А використання системи міток на задачах – «Планові», «Перепрацювання», «Додаткове від клієнта» – допоможе виявити «слабкі місця» і підсилити їх. Якщо команді зручніше зберігати й аналізувати дані в ексель-таблицях чи Google Spreadsheets, то завжди можна вивантажити інформацію із сервісу в придатний формат.
Як впровадити тайм-трекер в команді
Якщо просто прийти до команди та сказати, що від завтра компанія починає трекати робочий час, то із великою ймовірністю ваша пропозиція може бути сприйнята вороже.
Повільні робітники злякаються, що тайм-трекер підсвітить їхній недолік, ефективні спеціалісти не захочуть витрачати час на «зайву бюрократію».
Впоратися із ситуацією допоможе позитивний настрій, твердий намір та ще кілька складових:
- Помічник. На період активного впровадження буде добре залучити окрему людину — помічника. Це може бути, наприклад, HR компанії. Його завданням буде наприкінці кожного дня промоніторити, чи всі члени команди записали свої години, та м’яко нагадати тим, хто забув.
- Правильна комунікація. Перед реалізацією нововведень важливо прозоро та зрозуміло пояснити команді, для чого це робиться. Якщо співробітники розуміють, що метою трекінгу часу є кращий розподіл ресурсів, зростання ефективності і, в кінцевому підсумку, збільшення зарплат та бонусів, вони будуть більш сприйнятливими до змін.
- Навчання. Навіть якщо інструмент здається простим, варто організувати коротке навчання для співробітників, щоб ознайомити з усіма функціями тайм-трекера і відповісти на запитання.
- Позитивна мотивація. Можна впровадити систему бонусів для тих, хто регулярно і правильно відмічає у трекері свій час. Це може бути додаткова відпустка, грошовий бонус або інші заохочення.
- Ревізія процесу. Через декілька місяців після впровадження варто провести аналіз: чи використовують систему всі працівники, чи є покращення в ефективності роботи, чи є побажання або пропозиції від команди.
- Гнучкість. Якщо через декілька місяців під час ревізії виявиться, що система не працює так, як ви очікували, готуйтеся до того, щоб зробити корективи або навіть змінити підхід. У кожній компанії своя культура та специфіка роботи, тому важливо підходити до впровадження нових систем з розумінням і терпінням. Найважливіше — це спільне бажання команди рости та розвиватися.
Якщо у вас все вийде — це буде перехід на якісно новий рівень управління часом компанії та можливостей розвитку і, відповідно, зростання прибутків. З тайм-трекером у команді ви приборкаєте звітність, зможете легко аналізувати бізнес-процеси та знаходити інсайти, обирати вигідні проєкти та правильних клієнтів, аргументувати свою позицію на перемовинах, розвивати компанію і ще зекономите купу часу!
Редакція не несе відповідальності за зміст матеріалу і може не поділяти точку зору його автора
