Паперові трудові книжки поступово відійдуть у минуле: закон опубліковано.
Передісторія
5 лютого 2021 року Верховна Рада ухвалила закон № 3623 щодо обліку трудової діяльності працівника в електронній формі, який передбачає скасування обов’язкового ведення трудових книжок у паперовій формі.
4 березня 2021 року президент Володимир Зеленський підписав закон, а вже 10 березня він був опублікований у парламентській газеті «Голос України».
Закон набирає чинності 10 червня 2021 року, через три місяці після опублікування, та встановлює поступовий перехід до ведення трудових книжок в електронній формі, який відбудеться у наступні п'ять років. П’ятирічний термін закладено для внесення Пенсійним фондом до реєстру застрахованих осіб Держреєстру відсутніх відомостей про трудову діяльність працівників.
А в цей час застосовуватиметься як паперова трудова книжка, так і електронна форма уже наявних або внесених відомостей про трудову діяльність працівника з Державного реєстру.
Що змінюється?
Закон запроваджує облік трудової діяльності працівників в електронній формі, використання цих відомостей для підтвердження наявного стажу роботи для укладення трудового договору, призначення пенсій тощо.
Також на законодавчому рівні врегульовується питання щодо автоматичного призначення пенсії за віком через особистий електронний кабінет особи на вебпорталі електронних послуг Пенсійного фонду. З 2000 року дані про трудовий стаж вносять в електронні реєстри.
Згідно з текстом закону, реєстр застрахованих осіб формуватиме та вестиме Пенсійний фонд. У разі відсутності відомостей про трудову діяльність застрахованих осіб, Пенсійний фонд має зібрати їх протягом п'яти років із дня набрання чинності закону.
Крім того, якщо в системі будуть відсутні дані про страховий стаж, необхідний для призначення пенсії за віком, територіальний орган ПФУ зобов'язаний інформувати застраховану особу про це та про необхідність їх подання.
Що це означає для роботодавця?
На думку законотворців, скасування потреби вести трудові книжки — полегшить життя роботодавцю, зменшить паперову бюрократію та створить більш зручний механізм ведення документації в електронному вигляді.
Тепер роботодавцю не потрібно вимагати паперову трудову книжку від працівника при його працевлаштуванні, а також вносити записи до цієї трудової книжки. Облік трудової діяльності буде здійснюватися в електронній формі в Реєстрі застрахованих осіб Державного реєстру загальнообов'язкового державного соціального страхування (далі — Реєстр).
Але необхідно буде перенести вже наявні паперові дані трудових книжок працівника (самому працівнику або роботодавцю) в Реєстр протягом наступних п'яти років. Відомості про трудову діяльність передбачено подавати через вебпортал електронних послуг Пенсійного фонду у вигляді сканованих або оцифрованих копій трудової книжки.
Після такого включення трудова книжка повертається власнику під розписку, а роботодавець продовжує вносити записи про трудову діяльність працівника шляхом подання відповідної звітності (нової об’єднаної звітності з ЄСВ та ПДФО).
Але до завершення перенесення даних працівника до Реєстру при його звільненні роботодавець все ж має внести відповідні записи в трудову книжку і видати її працівнику. Тобто, працівники, які прийняті до та звільняються після набрання чинності законом, відомості з трудової книжки яких ще не передані Пенсійному фонду, мають у день звільнення отримати належним чином оформлену трудову книжку та копію наказу про звільнення.
Варто зауважити, що після вступу в силу закону надання копії такого наказу працівникам, що звільняються, стане обов’язком роботодавця. Маючи трудову на руках, працівник може сам передати відомості про свою трудову діяльність до Пенсійного фонду.
Що змінюється для працівників?
Трудові книжки для працівників не зникнуть. Після того, як усі необхідні відомості будуть передані Пенсійному фонду, зберігатиметься чинний на сьогодні порядок обліку трудової діяльності працівників.
Тому, якщо працівник не дуже довіряє інформаційним технологіям і електронним реєстрам, закон передбачає можливість ведення, на вимогу такого працівника, паралельного обліку його трудової діяльності шляхом заповнення паперової трудової книжки. Навіть якщо працівник працевлаштовується вперше й не має трудової книжки, він зможе звернутися до роботодавця з вимогою оформити її. В такому разі роботодавцю доведеться вести подвійний облік роботи працівника: в електронній та паперовій формі.
Крім того, паперові трудові книжки не для всіх відходять у минуле. Якщо стаж починається з 2000 року, то так — вся інформація буде в єдиному Реєстрі, якщо до 2000 року — щоб підтвердити свій трудовий стаж, потрібно надати трудову книжку, і тому відміна трудових книжок загалом поки що неможлива.
Замість висновку
Зміни, передбачені законом, наберуть чинності через три місяці з дня його опублікування. До цього часу порядок ведення кадрового обліку залишається попереднім. А щоб бути готовими до змін — поки що перегляньте, чи вірно заповнені трудові книжки працівників на вашому підприємстві.
Та, як бачимо, прощання з паперовими трудовими книжками відбудеться ще не скоро. Відлік пішов.
Редакція не несе відповідальності за зміст матеріалу і може не поділяти точку зору його автора
Читайте також
Онлайн-голосування за кращих роботодавців: компанії розкривають невідомі деталі про умови праці
