Як українцям відкрити бізнес у Польщі

Анна Кіцина

директорка з міжнародного розвитку компанії Smart Solutions

Від початку повномасштабного вторгнення Польща прийняла понад 2 млн українських біженців. Частина з них відкрила бізнеси та почала власну справу. Директорка з міжнародного розвитку компанії Smart Solutions Анна Кіцина розказала про особливості відкриття бізнесу в Польщі й те, чому українці там мають успіх.

Успіх українців у Польщі

Про успіх українців у Польщі ми говорили з нашими колегами, які відкривали представництва своїх компаній або релокували команди. Ми обговорювали дві різні категорії співробітників – сині комірці та спеціалісти в сфері IT. В обох цих випадках українці дуже бажані для роботодавців, бо додають позитивної динаміки в робочий процес та показують неабиякі результати. Зокрема, наші співвітчизники можуть працювати понаднормово та бути мультифункціональними.

Що потрібно для відкриття бізнесу в Польщі? Поради для підприємців

У нас були певні плани з підготовки відкриття представництв у країнах Європи до кінця 2022 року, але на початку березня ми просто поїхали і зареєстрували компанію. В Польщі потрібен PESEL (номер загальної системи електронного обліку населення – ) і персональний банківський рахунок для кожного засновника, далі реєстрацію можна зробити онлайн. Дуже важливо мати надійного підрядника, який орієнтується в локальних особливостях – бухгалтерія, кадри, юристи та інше.

В Україні підрядники детально розказують, як усе буде відбуватися, щоб показати, що вони володіють процесом. Вони не бояться, що дізнавшись, як щось працює, клієнт зробить все сам. У Польщі і, наприклад, у Чехії дуже часто інформацію надають поверхнево. Ми довго не могли зрозуміти, чому, поки наш локальний співробітник, роблячи презентацію для клієнта не сказав: «Ми не будемо ділитися з клієнтом всіма тонкощами відкриття і ведення ФОП, це ж наша експертиза, вони купують у нас цей сервіс!». Особисто я не поділяю такий підхід, адже мені як клієнту важливо зрозуміти, що мій підрядник професіонал та знає що робить. Я не піду фарбувати стіну після консультації з малярства, бо мені важливо, щоб підрядник не зіпсував мою стіну.

З чого почати відкриття бізнесу у Польщі: покрокова інструкція

Будемо вважати, що сфера бізнесу вже визначена. Тож починаємо:

За рекомендацією або просто в інтернеті шукаєте підрядників. Вам має бути з ними дуже комфортно, і ви маєте розуміти, що вони надійні. Краще витратити більше часу на цей процес, ніж ще більше часу і нервів на припинення співпраці та виправлення чужих помилок.
Реєструєте компанію, відкриваєте банківські рахунки.
Обираєте команду, адаптуєте свої внутрішні процеси, частину команди і себе під роботу з новим ринком.

Особливості комунікації на польському бізнес-ринку

Ми почали спілкуватися з клієнтами з Польщі ще до того, як найняли нашого першого локального співробітника. Тільки після цього нас почати сприймати серйозніше. До того ж це були лише дзвінки, зустрічі, обмін комерційними пропозиціями, і плани щодо співробітництва. Етап підготовки до початку співробітництва довший, ніж в Україні.

На зустрічі часто погоджуються просто з ввічливості, а не тому, що одна зі сторін потребує певну послугу. На початку зустрічі обов’язково присутній певний small talk, учасники часто роблять один одному компліменти відносно професійної діяльності і дякують за те, що всі разом зустрілися. Формат «колеги, в нас на цю зустріч виділено пів години, давайте відразу перейдемо до обговорення питання» зовсім нетиповий для поляків.

Кого наймати для роботи бізнесу в Польщі?

Ми для себе обрали варіант міксованої команди. Частина співробітників – поляки, вони знають ринок і місцеві особливості та мову, зокрема. В них є багато контактів як потенційних клієнтів, так і підрядників. Частина команди – це українці, які живуть у Польщі, або українці, які переїхали спеціально для розвитку нового представництва.

Крім розуміння підходів до ведення діяльності важливу роль відіграє можливість спілкування однією мовою і однакове розуміння назв певних термінів. Часто запитуєш, чи є в країні якийсь процес, і підрядник відповідає, що немає. Потім кажеш «у нас це працює отак, а у вас як?» і отримуєш уже розгорнуту відповідь. Звичайно, крім того, що потрібно витратити більше часу на такі діалоги, треба ще й знати, як працює бухгалтерія, трудове законодавство і специфіка ліцензованої діяльності. Якщо спеціалісти цих напрямків з обох сторін не говорять однією мовою, доводиться вносити трохи креативності.

Як уникати труднощів при ведення бізнесу в Польщі

Наша компанія стикнулась з відсутністю дедлайнів. Заявлені строки на відкриття рахунку 3 дні – фактично може бути два тижні або навіть три. Затримка може бути пов’язана з тим, що установі потрібен додатковий підпис або документ, але дізнаєшся ти про це, коли вже тричі туди подзвонив і потім двічі прийшов, і перші чотири рази тобі відповіли, що отримано багато заявок, і проблеми немає, просто потрібно почекати. Для підпису багатьох документів потрібно з’явитися особисто або надати виключно оригінали документів, хоча інша така сама установа/компанія прийме копії або зробить онлайн-верифікацію. Не можу сказати, що в чомусь були проблеми, лише питання затраченого часу на вирішення певної задачі.

Управління бізнесом на відстані

Smart Solutions відкривав багато представництв в інших країнах ще до виходу на європейський ринок, тому ми запозичуємо вже наявний підхід. Незалежно від особливостей ринку або країни, ми завжди будуємо саме нашу компанію, роблячи певні правки, які зумовлені ринком. Співробітники head офісу часто їздять у відрядження до нового представництва. Нам важливо, щоб усі були знайомі особисто і розуміли, хто за що відповідає.

Цього року європейські колеги погодилися приїхати на стратегічну сесію до Львова, оскільки не було змоги провести її в офісах на місці у повному складі. Команда, відповідальна за розвиток нових напрямів, на щоденній основі співпрацює і оновлює статус задач, повним складом ми збираємося раз на тиждень. Задачі на рік ми прописали окремо і маємо по ним заплановані зустрічі. Для нас важливо, щоб уся команда працювала разом в офісі, наскільки це можливо, бо саме так формується культура і розуміння, як співпрацювати одне з одним. В цьому сенсі ми як HR старої школи, бо нам важливі люди, а не тільки, що вони і як роблять.