Викладачі однієї з найвідоміших бІзнес-шкіл розповідають читачам 
про те, що таке бізнес та як він працює.
Про те, чому в бізнес-школах вчать такий предмет, як управління проєктами і в чому його суть, міркує тьютер Единбурзької бізнес-школи Сергій Гвоздьов.
Управління проєктами – це важливий курс для підприємців і менеджерів. Це інструмент, завдяки якому одним компаніям, таким як маркетингові, які розробляють послуги, надають послуги ІТ-компанії.
Читайте у попередніх лекціях: Бухгалтерський облік. Чому за 530 років він не втратив актуальність
Це також інструмент, завдяки якому вдається вчасно виконувати зобов'язання перед своїм клієнтом, враховувати його індивідуальні потреби, бути персоналізованим.
І це — одна з найбільш ціннісних характеристик нашого часу. Робити не стандартні речі, а ті, яких потребує клієнт. Для інших компаній, які виробляють стандартну продукцію, наприклад, одяг, цукерки, їжу і так далі, — це інструмент, який дозволяє переходити на більш високий рівень управління.
Що означає більш високий рівень управління? Це вміння підлаштовувати свої обсяги виробництва під попит, вміння змінювати технологію, переходити на більш кастомізовані продукти, і так далі. Тобто слово «кастомізовані» властиве і для першої, і для другої групи.
Управління проектами – це така агрегована дисципліна. Вона в собі містить і характеристики, властиві для операційного менеджменту – це ефективність, і властивості, характерні для управління персоналом.
Але для другої групи це — трансформація, яка викликає певний опір. Так що управління проектами – це така агрегована дисципліна. Вона в собі містить і характеристики, властиві для операційного менеджменту – це ефективність, і властивості, характерні для управління персоналом. Тому що зміни відбуваються через звички, через зміни стереотипів. Тому це предмет, який фактично містить у собі всю програму МВА. Він об'єднує в собі знання, яких потребує будь-яка людина, яка керує підприємством чи організацією в цілому.
Читайте у попередніх лекціях: Новини та діджитал. Що таке маркетинг та які його сучасні виклики
Призначення управління проектами є досить широке. Управління проектами часто порівнюють із скороченим курсом за програмою МВА. Тому що це знання, які використовуються в управлінні бізнесом на дуже широкому спектрі задач.
Для одних компаній це — інструмент, який дозволяє виконувати свої зобов'язання перед клієнтом. Дуже кастомізовані, адаптовані під його потреби. Це такі компанії, як маркетингові, рекламні компанії, ІТ-компанії. Всі компанії, які надають послуги, зараз дбають про те, щоб бути відмінними від своїх конкурентів та більш придатними для задоволення потреб клієнта.
Але є також компанії, що займаються здебільшого стандартними процесами – це усі компанії, які працюють у легкій промисловості, наприклад, пошиття одягу, взуття, це всі компанії, які працюють в галузі фармацевтики, які виробляють стандартні ліки, ті компанії, які виробляють продукти їжі.
Для них управління проектами – це засіб переходу з одного стану стабільного в інший більш ефективний, який відповідає більш сучасним потребам ринку.
Що можна сказати про спільні характеристики управління проєктами в сучасному світі. Це не просто ефективність, це врахування особливостей тих людей, які виконують проєкти. Як правило, люди мають схильність до стабільного виконання, повторюваного виконання тих самих рухів, дій, процесів.
Поведінка на відхід від дедлайнів
Управління проєктами має на меті не просто зміну тих дій, а й подолання певного морального опору, стереотипу поведінки. Це дуже складна річ. І цікаво те, що управління проєктами переходить від так званих виконання дедлайнів до хепілайнів.
Що можна сказати про спільні характеристики управління проєктами в сучасному світі. Це не просто ефективність, це врахування особливостей тих людей, які виконують проєкти. Як правило, люди мають схильність до стабільного виконання, повторюваного виконання тих самих рухів, дій, процесів.Врахування сучасних тенденцій потребує не просто примусової праці, але й переходу до того, що ця праця є усвідомленою і такою, що приносить задоволення самому виконавцеві, не тільки клієнтові, не тільки власникові підприємства.
Як повернути контроль за процесами
За короткою назвою «управління проєктами» ховається дуже багато речей, властивих нашому часу. Одна з речей, яка багатьох людей лякає чи дратує, – те, що події відбуваються поза нашим бажанням та поза нашою волею.
Управління проєктами є засобом, завдяки якому ми можемо в певній мірі цей контроль повернути. Раніше ми вважали, що правильне управління, дисципліна, компетентність виконавців у вузьких спеціалізованих сферах – це саме той інструмент, який дозволяє отримати бажаний результат.
На жаль, зараз цього недостатньо. І це багатьох дуже дивує. Це, між іншим, є не тільки підставою для безпорадності і подиву, але й для зловживань. Як тільки стало зрозуміло, що діюча система управління ніколи не вкладається в так званий залізний трикутник, а це баланс між часом, коштами і складністю робіт.
Читайте у попередніх лекціях: Головні цілі та фактори впливу. Що вивчають макро- та мікроекономіка
Якщо інструменти не дають можливості отримувати бажаний результат в рамках цього трикутника, то чому б в цій ситуації не зловживати, не збільшувати бюджет, не погіршувати якість. Отже, ситуація з виконанням проектів наразі виглядала практично панічною. Звичні інструменти, які були розроблені після Другої світової війни, виявились недостатніми для отримання бажаного результату.
Командна робота на результат
Отже, що зараз відбувається в цій царині. У першу чергу, для того, щоб результат був отриманий якісний, недостатньо, щоб його мету, призначення цього проекту знали лише керівники. Вся команда має бути просякнути розумінням, для чого цей проєкт виконується, чому він має бути виконаний саме так, а не інакше, чому на його виконання потрібно закладали більше резерів, ніж це було раніше.
Можна зараз дивуватись, але в підручниках із управління проєктами передруковується така фраза: для того, щоб проект був виконаний якісно, про всяк випадок ми закладаємо від 5 до 10% резерву бюджету.
У нас час великі проекти будівництва, розробки нових проектів перевищують бюджети в рази. І ті плюс 5%, які колись були ознакою того, що управління було якісним, вони зараз виглядають абсолютно непридатними для тієї ситуації конкуренції, невизначеності, що властива для різних галузей.
Отже, перехід від того, що раніше називалось залізним трикутником, до гнучкого планування та управління виконанням проєктів – це одна з найбільш значущих відмінностей, від того, що відбувалось у ХХ столітті.
Ми говоримо про те, що зміни спонукають людей приймати рішення тільки тоді, коли ми бачимо, яка динаміка відбувається зараз на ринку. Жорстке планування, відповідність трикутнику «час, бюджет і обсяг робіт» відходять у дуже малозначущі проекти, де все дуже близько до операційного процесу, а не проєктного менеджменту.
Отже, розуміння змісту – це одна з ключових речей, які зараз стали ознакою сучасного управління проєктами. Немає рабської праці, немає легкої зміни однієї людини на іншу, дуже цінується професіоналізм. І це все потребує рівних відносин між керівником проєкту та виконавцями.
Повага до часу
Інша річ, про яку хочеться сказати, – це більша повага до часу. Ресурси грошові, матеріальні, їх можна знайти на ринку. Гроші завжди можна позичити, матеріали, обладнання можна придбати за позичені гроші. Що не можна придбати – це час. Фраза Джека Лондона «час не чекає», вона стала ознакою не тільки роботи на Алясці. Це ознака роботи в 90% проектів. Час найбільше шанується.
Отже, як управляти так, щоб не марнувати час. Не потрібно роздавати час наперед на виконання кожної окремої задачі.
Читайте у попередніх лекціях: Лідерство, етика та стратегія. Чому «епоха героїв» у бізнесі відходить у минуле
Адже погодьтесь, що клієнт, споживач не платить за окремо виконану роботу всередині проєкту. Йому потрібен результат, який він може далі використовувати. Зараз стала поширеною фраза, що при розробці нових продуктів, при виконанні замовлень якнайскоріше потрібно його пред'явити, навіть якщо це мінімальний результат, клієнту для отримання жвавої актуальної відповіді, чи це той результат, якого клієнт потребує.
Так званий MVP є ознакою того, що «залізний трикутник» припиняє своє існування. Уточнення, що саме має бути в кінці проєкту, – це стало нормальною ситуацією. Це не означає, що задача поставлена некоректно. Часто клієнт сам не може чітко сформулювати, що має бути наприкінці проєкту. І тоді, коли ми залишаємо відкритим питання, що має бути наприкінці проєкту, природньо, що і час, який закладається у планування проєкту, теж має бути гнучкою характеристикою.
Ми не можемо на початку сказати, що робота має бути виконана за n днів. Вона має бути не пізніше за n днів. І якщо ми не відразу роздаємо резерв часу, це залишає можливість для маневру і виконавцям, і замовникам. Замовник і виконавець мають працювати в одній команді, а не бути протилежними сторонами, розділеними барикадою.
Гнучке планування
У нас є достатньо історичних прикладів про те, що в деяких галузях планування таких дій і раніше було гнучким.
Наприклад, якщо розглядати військову справу. Великі бойові події, які визначали долю цілих націй, вони відбувались під час якоїсь ключової битви. Наприклад, як це було при Бородино, коли Наполеон захоплював Росію. Битва при Бородино характерна тим, що планові дії розгортались зранку приблизно до 4-ї години. О 4-й годині відбулася зміна, яка характеризує вміння обох полководців, Кутузова і Наполеона, управляти резервом.
Резерв для французів – це їхня стара та молода гвардія, це дві дивізії, можна сказати спецназ. Вони були притримані аж до кінця бою. Біля 4-ї години Наполеон отримував уже фактичну перемогу. Йому залишалось трішечки підтиснути залишки військ Кутузова. Але Кутузов мав теж свій резерв. І він саме біля 4-ї години дня спрацював на його користь. Це була кавалерія казаків і польських уланів, які ударили у тил Наполеону.
І він врятував себе тим, що він не відправив з самого початку бою молоду і стару гвардію в атаку, в наступ на російські позиції. Отже, в результаті цей день закінчився, умовно кажучи, в нічию. Саме тому, що резерви були запущені в дію як реагування на те, що відбувалось протягом цілого дня. Можливо, це не очевидна аналогія, але вона містить у собі порівняння того, що планується і що виконується як реагування.
Сучасні методи управління проєктами, які відносяться до категорії «еджайл», ті, що розробили в теорії обмежень систем, вони характерні тим, що відмовились від планування з самого початку і до кінця. Відмовились від того, що резерви часу закладаються в кожну окрему роботу.
Читайте у попередніх лекціях: Ресурси, час та вартість. Що для початку треба знати про фінанси
Резерви часу є в розпорядженні керівника проєкту і вони мають бути відкриті для виконавців. Тому така комбінація як розуміння змісту проекту і спільне використання резервів часу для отримання кращого результату на кожному проекті – це та тенденція, яка призводить до переходу від делайнів, жорстких обмежень, які типово супроводжуються стресами і конфліктами, до хепілайнів.
Тому що результативна праця з розумним розподілом праці, усвідомленим змістом робить людину щасливішою.
Редакція не несе відповідальності за зміст матеріалу і може не поділяти точку зору його автора
Читайте також
