Управление проектами. Как дедлайны превратить в хэппилайны

Сергей Гвоздев
тьютер Эдинбургской бизнес-школы

Преподаватели одной из самых известных бизнес-школ рассказывают читателям The Page о том, что такое бизнес и как он работает.

О том, почему в бизнес-школах учат такой предмет, как управление проектами и в чем его суть, рассуждает тьютер Эдинбургской бизнес-школы Сергей Гвоздев.

Управление проектами – это важный курс для предпринимателей и менеджеров. Это инструмент, благодаря которому одним компаниям, таким как маркетинговые, которые разрабатывают услуги, предоставляют услуги ИТ-компании.

Читайте в предыдущих лекциях: Бухгалтерский учет. Почему за 530 лет он не потерял актуальность

Это также инструмент, благодаря которому удается своевременно выполнять обязательства перед своим клиентом, учитывать его индивидуальные потребности, быть персонализированным.

И это — одна из наиболее ценностных характеристик нашего времени. Делать не стандартные вещи, а те, в которых нуждается клиент. Для других компаний, которые производят стандартную продукцию, например, одежду, конфеты, еду и так далее, — это инструмент, который позволяет переходить на более высокий уровень управления.

Что означает более высокий уровень управления? Это умение подстраивать свои объемы производства под спрос, умение менять технологию, переходить на более кастомизированные продукты, и так далее. То есть слово «кастомизированные» свойственно и для первой, и для второй группы.

Управление проектами – это такая агрегированная дисциплина. Она в себе содержит и характеристики, свойственные для операционного менеджмента – это эффективность, и свойства, характерные для управления персоналом.

Но для второй группы это — трансформация, которая вызывает определенное сопротивление. Так что управление проектами – это такая агрегированная дисциплина. Она в себе содержит и характеристики, свойственные для операционного менеджмента – это эффективность, и свойства, характерные для управления персоналом. Ведь изменения происходят из-за привычки, из-за изменения стереотипов. Поэтому это предмет, который фактически содержит в себе всю программу МВА. Он объединяет в себе знания, полезные любому человеку, который управляет предприятием или организацией в целом.

Читайте в предыдущих лекциях: Новости и диджитал. Что такое маркетинг и каковы его современные вызовы

Назначение управления проектами достаточно широкое. Управление проектами часто сравнивают с сокращенным курсом по программе МВА. Потому что это знания, которые используются в управлении бизнесом на очень широком спектре задач.

Для одних компаний — это инструмент, который позволяет выполнять свои обязательства перед клиентом. Очень кастомизированные, адаптированные под его потребности. Это, например, маркетинговые, рекламные компании, IT-компании. Все компании, которые оказывают услуги, заботятся о том, чтобы быть отличными от своих конкурентов и более пригодными для удовлетворения потребностей клиента.

Но есть также компании, которые занимаются в основном стандартными процессами. Это компании легкой промышленности, занимающиеся, например, пошивом одежды или обуви. Это компании из области фармацевтики — они производят стандартные лекарства. Это компании, которые производят продукты питания.

Для них управление проектами – это средство перехода из одного стабильного состояния в другое, но более эффективное, отвечающее более современным требованиям рынка.

Что можно сказать об общих характеристиках управления проектами в современном мире. Это не просто эффективность, это учет особенностей тех людей, которые выполняют проекты. Как правило, люди имеют склонность к стабильному выполнению повторяющихся действий, движений, процессов.

Поведение на уход от дедлайнов

Управление проектами имеет целью не просто изменить эти действия, но и преодолеть моральное сопротивление, стереотип поведения. Это очень сложная вещь. И интересно то, что управление проектами переходит от выполнения так называемых дедлайнов к хэппилайнам.

QuoteЧто можно сказать об общих характеристиках управления проектами в современном мире. Это не просто эффективность, это учет особенностей тех людей, которые выполняют проекты. Как правило, люди имеют склонность к стабильному выполнению повторяющихся действий, движений, процессов.

Учет современных тенденций требует не просто принудительного труда, но и перехода к тому, что этот труд осознанный и приносит удовольствие самому исполнителю, а не только клиенту и владельцу предприятия.

Как вернуть контроль за процессами

За коротким названием «управление проектами» скрывается очень много вещей, присущих нашему времени. Одна из вещей, которая многих людей пугает или раздражает, – это то, что события происходят вне нашего желания и вне нашей воли.

Управление проектами является средством, благодаря которому мы можем в определенной степени этот контроль вернуть. Раньше мы считали, что правильное управление, дисциплина, компетентность исполнителей в узких специализированных областях – это именно тот инструмент, который позволяет получить желаемый результат.

К сожалению, сейчас этого недостаточно. И это многих очень удивляет. Что, между прочим, является не только основанием для беспомощности и удивления, но и для злоупотреблений. Как только стало понятно, что действующая система управления никогда не укладывается в так называемый железный треугольник, а это баланс между временем, средствами и сложностью работ.

Читайте в предыдущих лекциях: Главные цели и факторы влияния. Что изучают макро — и микроэкономика

Если инструменты не дают возможности получать желаемый результат в рамках этого треугольника, то почему бы в этой ситуации не злоупотреблять, не увеличивать бюджет, не ухудшать качество. Итак, ситуация с выполнением проектов сейчас выглядела практически панической. Привычные инструменты, которые были разработаны после Второй мировой войны, оказались недостаточными для получения желаемого результата.

Командная работа на результат

Итак, что сейчас происходит в этой области. Для того, чтобы результат был получен качественный, недостаточно, чтобы о его цели, о назначении этого проекта знали лишь руководители. Вся команда должна пропитаться пониманием, для чего этот проект выполняется, почему он должен быть выполнен именно так, а не иначе, почему на его выполнение требуется больше резервов, чем это было раньше.

Можно сейчас удивляться, но в учебниках по управлению проектами перепечатывается такая фраза: для того, чтобы проект был выполнен качественно, на всякий случай мы закладываем от 5 до 10% резерва бюджета.

Можно сейчас удивляться, но в учебниках по управлению проектами перепечатывается такая фраза: для того, чтобы проект был выполнен качественно, на всякий случай мы закладываем от 5 до 10% резерва бюджета.

У нас крупные проекты строительства, разработки новых проектов превышают бюджеты в разы. И плюс те 5%, которые когда-то были признаком того, что управление было качественным, сейчас выглядят совершенно непригодными для современных конкуренции и неопределенности, которые характерны для различных отраслей.

Следовательно, переход от того, что раньше называлось железным треугольником, до гибкого планирования и управления выполнением проектов – это одна из наиболее значимых отличий от того, что происходило в ХХ веке.

Мы говорим о том, что изменения побуждают людей принимать решения только тогда, когда мы видим, какая динамика происходит сейчас на рынке. Жесткое планирование, соответствие треугольнику «время, бюджет и объем работ» уходят в очень малозначительные проекты, где все очень близко к операционному процессу, а не проектному менеджменту.

Следовательно, понимание содержания – это одна из ключевых вещей, которые стали признаком современного управления проектами. Нет рабского труда, нет легкой смены одного человека на другого, очень ценится профессионализм. И это все требует равных отношений между руководителем проекта и исполнителями.

Уважение ко времени

Другая вещь, о которой хочется сказать, – это большее уважение ко времени. Денежные и материальные ресурсы можно найти на рынке. Деньги всегда можно занять, материалы, оборудование можно купить за одолженные деньги. Но время нельзя купить. Фраза Джека Лондона «время не ждет» стала признаком не только работы на Аляске. Это признак работы в 90% проектов. Время больше всего почитается.

Итак, как управлять так, чтобы не тратить время. Не нужно раздавать время на выполнение каждой отдельной задачи.

Читайте в предыдущих лекциях: Лидерство, этика и стратегия. Почему «эпоха героев» в бизнесе уходит в прошлое

Ведь согласитесь, что клиент, потребитель не платит за отдельно выполненную работу внутри проекта. Ему нужен результат, который он может дальше использовать. Сейчас стала распространенной фраза, что при разработке новых продуктов, при выполнении заказов как можно скорее нужно предъявить результат. Даже если это минимальный результат, клиенту он нужен для того, чтобы получить обратную связь тот ли это результат, в котором клиент нуждается.

Так называемый MVP является признаком того, что «железный треугольник» прекращает свое существование. Уточнение, что именно должно быть в конце проекта, – стало нормальной ситуацией. Это не означает, что задача поставлена некорректно. Часто клиент сам не может четко сформулировать, что должно быть в конце проекта. И когда мы оставляем открытым вопрос, что же должно быть в конце проекта, естественно, и время, которое закладывается в планирование проекта, тоже должно быть гибкой характеристикой.

Мы не можем в начале сказать, что работа должна быть выполнена за n дней. Она должна быть не позднее n дней. И если мы не сразу раздаем резерв времени, это оставляет возможность для маневра и исполнителям, и заказчикам. Заказчик и исполнитель должны работать в одной команде, а не быть противоположными сторонами, разделенными баррикадой.

Гибкое планирование

У нас есть достаточно исторических примеров того, что в некоторых отраслях планирование таких действий и раньше было гибким.

Например, если рассматривать военное дело. Большие боевые события, которые определяли судьбу целых наций, происходили во время некой ключевой битвы. Например, как это было при Бородино, когда Наполеон захватывал Россию. Битва при Бородино характерна тем, что плановые действия разворачивались утром примерно до 4 часов. В 4 часа произошла смена, которая характеризует умение обоих полководцев, Кутузова и Наполеона, управлять резервом.

Резервы времени есть в распоряжении руководителя проекта и они должны быть открыты для исполнителей. Поэтому такая комбинация, как понимание содержания проекта и совместное использование резервов времени для получения лучшего результата на каждом проекте – это та тенденция, которая приводит к переходу от делайнов, жестких ограничений, которые типично сопровождаются стрессами и конфликтами, в хэппилайны.

Резерв для французов – это их старая и молодая гвардия, это две дивизии,можно сказать спецназ. Они были придержаны вплоть до конца боя. Около 4 часов Наполеон получал уже фактическую победу. Ему оставалось немного поджать остатки войск Кутузова. Но у Кутузова тоже был свой резерв. И он как раз около 4-х часов дня сработал в его пользу. Это была кавалерия казаков и польских уланов, которые ударили в тыл Наполеону.

И он спас себя тем, что он не отправил с самого начала боя молодую и старую гвардию в атаку, в наступление на русские позиции. Итак, в итоге этот день закончился, условно говоря, в ничью. Именно потому, что резервы были запущены в действие в качестве реагирования на то, что происходило в течение целого дня. Возможно, это не очевидная аналогия, но она содержит в себе сравнение того, что планируется и выполняется как реагирование.

Современные методы управления проектами, которые относятся к категории «еджайл», те, что разработали в теории ограничений систем, характерны отказом от планирования с самого начала и до конца. Отказались от того, что резервы времени закладываются в каждую отдельную работу.

Читайте в предыдущих лекциях: Ресурсы, время и стоимость. Что для начала надо знать о финансах

Резервы времени есть в распоряжении руководителя проекта и они должны быть открыты для исполнителей. Поэтому такая комбинация как понимание содержания проекта и совместное использование резервов времени для получения лучшего результата на каждом проекте – это та тенденция, которая приводит к переходу от делайнов, жестких ограничений, которые типично сопровождаются стрессами и конфликтами, в хэппилайны.

Потому что результативный труд с разумным распределением времени, осознанным смыслом делает человека счастливее.

The Page Logo
У вас есть интересная колонка для The Page?
Пишите нам: kolonka@thepage.ua

Warning icon Ошибка в тексте? Выделите её мышкой и нажмите: Ctrl + Enter

Редакция не несет ответственности за содержание материала и может не разделять мнение его автора

Комментарии

Все новости

Список 42 поездов, которые «Укрзализныця» запланировала запустить с 1 июня

«Укрзализныця» увеличила количество поездов, на которые можно будет купить билеты с 1 июня, теперь их 42, из которых 10 – «Интерсити+» и 32 – дальнего следования, об этом 28 мая рассказал и. о. председателя правления компании Иван Юрик. The Page имеет этот список в распоряжении.

Приватбанк обнаружил подделку в судебной тяжбе с Суркисами

Приватбанк засомневался в подлинности заявлений братьев Суркисов, которые касаются принудительного исполнения решения и разъяснения Печерского районного суда Киева о возмещении финучреждением в их пользу свыше $250 млн. В связи с этим банк потребовал у Государственной исполнительной службы вернуть исполнительные документы по этим заявлениям.

Виктор Ляшко отреагировал на идею с иммунологическим паспортом

Главный санитарный врач Украины Виктор Ляшко считает, что страны не будут вводить иммунологический паспорт, поскольку вопрос сохранения достоинства человека, сохранения универсального доступа к услугам, которые гарантированы Конституцией и международными соглашениями, для человека являются первоочередным. Об этом Ляшко рассказал в интервью The Page.