Фото: Gerd Altmann/Pixabay
Нестабільність світової економіки та мільярдні збитки від коронакризи довели, що стійкість і успіх компанії сьогодні безпосередньо залежать від керування ризиками та постачальниками, забезпечення безпеки Supply Chain і гармонійної взаємодії всіх відділів на всіх рівнях.
Навіщо потрібна автоматизація процесів
Складно уявити, але ще років десять тому українські компанії майже не використовували автоматизацію в закупівлях.
Проте за кордоном німецький виробник програмного забезпечення, компанія SAP SE, ще у 1973 році презентувала систему «Керування матеріалами», після чого з'явився і сам модуль «Закупівлі».
Майже через півстоліття пандемія та пов'язана з нею нестабільність світової економіки довели: щоб вижити, бізнес повинен стати стійким, орієнтуватися на керування ризиками та прозорість низки поставок. Про це йшлося на конференції «Ефективні закупівлі та постачання 2020. Нова реальність».
Досягти такої мети без якісної автоматизації неможливо, розповідає Тамара Браун.
Tamara Braun 
Chief Customer Officer SAP Procurement Solutions, Intelligent Spend Management (ISM), SAP SE. Працює в SAP з жовтня 1993 року, також працювала в Global Finance and Administration (GFA)
, директорка по роботі з клієнтами SAP Procurement Solutions.
Ситуація з пандемією наочно продемонструвала: компанії з автоматизованими процесами та розробленими дорожніми картами виявилися більш підготовленими до кризи та нових викликів.
Їм було простіше:
- побачити повну картину,
- своєчасно змінити стратегію,
- організувати роботу вдома.
Дистанційна робота відділів закупівель без необхідної автоматизації може перетворитися на хаос, а забезпечення поставок — на неконтрольований процес.
Зміни — це найбільш постійна річ навколо нас. І зміни в закупівлях відбуватимуться завжди.
Тамара Браун
Chief Customer Officer SAP Procurement Solutions, ISM, SAP SE
Однак на сьогодні існують комплексні рішення з автоматизації роботи департаменту закупівель, які здатні:
- забезпечити повний контроль над низкою поставок;
- знизити ризики порушення термінів і умов поставок;
- допомогти контролювати виконання контрактів.
Штучний інтелект стає новою нормою, і для відділів закупівель зокрема.
Що може ШІ в епоху «Індустрії 4.0»
Існують корпоративні ІТ-рішення (екосистеми закупівель для бізнесу), які дають такі можливості:
- Аналіз витрат на закупівлі, визначення слабких ланок і методів оптимізації витрат.
- Планування. Розробка категорійних стратегій, де відбувається сегментація категорій закупівель, визначається алгоритм роботи з постачальником, розподіляються обов'язки між учасниками та формуються базові облікові документи.
- Пошук нових постачальників. Відбувається за заданим алгоритмом із дотриманням вимог до контрагента та визначення потенційних учасників тендеру.
- Кваліфікація. Допомагає структурувати вимоги до постачальника та вибрати найоптимальніші компанії.
- Процедура закупівель. Дозволяє провести тендер будь-якого типу та вибрати найбільш надійного постачальника.
За словами Тамари Браун, настає епоха індустрії 4.0. Головні тренди в епоху «Четвертої промислової революції»:
- гіперпідключеність, обмін інформацією («даними») між усіма та всім, включаючи людей та машини, оснащені датчиками;
- максимально автоматизовані виробництва;
- існування та активне розширення цифрових екосистем і, власне, Big Data.
Чим більше компанії — тим про більший об'єм даних ми говоримо. Довгий час Big Data вважалася однією з ключових точок спотикання для корпоративних IT-рішень. Питання, як керувати великими даними, турбувало всіх.
Зараз завдання можна вважати вирішеним. Більше немає обмежень, які стосувалися б мереж і хмарних обчислень.
Big Data сьогодні — це те, що здатне забезпечити прозорість вашої низки постачань.Таким чином компанії перешкоджають розвитку корупційних схем, підсилюють репутацію бренду.
Supply Chain як мета IT-рішень
Однак без впевненості в прозорості низки постачань можуть виникати неприємні ситуації. Наприклад, одна відома косметична компанія заявляла, що не тестує товари на тваринах. Пізніше з'ясувалося, що це не так.
Відділ закупівель не зміг відстежити в непрозорій низці постачань недобросовісного постачальника. Компанії довелося змінити маркування, що завдало мільйонні збитки.
Людський ресурс для розвитку
Фото: Gerd Altmann/Pixabay
Хоча цифрові, технологічні тренди в економіці та виробництві сьогодні набувають критично важливого значення, на думку експертки, не варто концентруватися тільки на них.
Автоматизація повинна бути ефективною.
Керування автоматизацією — це величезний процес. І тут все залежатиме від амбітності цілей.
Головне запам'ятати: в основі всіх змін покладені не тільки технології, а й люди — окремі професіонали з необхідними технічними навичками.
Саме тому з кожним відділом необхідно опрацювати, програти модель майбутніх нововведень. Співробітників може лякати, що операційну діяльність як би «відбирає» автоматизація.
Персоналу потрібно пояснити, що застарівають не професія, а окремі завдання, тоді як інші, більш стратегічні, важливі та цікаві виходять наперед.
У процесі цифрової трансформації необхідно потурбуватися не тільки про свої відділи, а й про всіх стейкхолдерів, зокрема, постачальників. Їх теж потрібно підготувати до змін у підході до керування закупівлями.
Команді закупівель варто максимально відпрацювати нововведення з постачальниками, переконувати їх використовувати автоматизацію, працюючи один із одним.
Позитивний ефект збільшується, коли внутрішні та зовнішні зацікавлені сторони працюють, як єдине ціле.
Варто максимально відпрацювати нововведення з постачальниками.
Закупівлі адаптуються першими
Закупівлі лежать в основі всього, переконана експерт. Якщо трапляється криза, саме від відділу закупівель усі очікують рішучих дій. На етапі формування загальної стратегії компанії без відділу закупівель також не обійтися.
Тому з фахівців у цій сфері повинні починатися всі позитивні зміни:
- готовність і розуміння необхідності використання можливостей автоматизації;
- націленість на пом'якшення ризиків у низці постачань;
- ухвалення стратегічних рішень, які відповідають цілям компанії.
Тому відділи закупівель у компаніях повинні адаптуватися до нових умов на ринку першими. Це — головна умова виживання сучасного бізнесу.
Помилка в тексті? Виділіть її мишкою і натисніть: Ctrl + Enter
