Фото: pixabay/Pexels
На порталі «Дія» з 22 квітня запрацювала нова послуга для бізнесу — підписання документів онлайн. Це означає, що е-документ прирівнюється до паперового з мокрими печатками та підписами. 
підготувало докладний гайд для підприємців щодо нової послуги.
Як скористатися послугою «Підписання документів»?
Підписати документи на порталі «Дія» підприємець може без попередньої реєстрації. Для цього потрібно обрати у розділі послуг «Підписання документів». Відкриється сторінка, і система попросить завантажити кваліфікований або цифровий електронний підпис з комп'ютера. Також підприємцю необхідно обрати центр сертифікації, який видав електронний підпис, та ввести пароль до останнього. Після того як система зчитає ключ, підтягнуться дані з реєстру. Після цього необхідно завантажити документ з комп'ютера.
Як завантажити цифровий чи кваліфікований електроний підпис, а також документ для підписання?
Завантажте файл ключа з комп'ютера або просто перетягніть його у вікно сервісу.
Як отримати електроний підпис онлайн?
Електронний цифровий підпис (ЕЦП) можна отримати в акредитованих центрах сертифікації ключів. А от кваліфікований електронний підпис (КЕП) — онлайн. Наприклад, його можна отримати через онлайн-банкінг. Сертифікати ключів КЕП діють упродовж двох років.
Якого формату має бути документ, який підписується?
Сервіс не видає ніяких обмежень на формат документів.
Як підписати документ?
Підприємцю потрібно підтвердити підписання документа в «Дії», і підпис автоматично накладається, оскільки система верифікувала ключ раніше.
Як поставити кілька підписів на документі?
Все просто. Після того як підприємець підписав документ, в «Дії» йому необхідно надіслати документ у форматі p7s своєму контрагенту. Він після ознайомлення може підписати його за допомогою власного електронного ключа.
Що таке p7s-формат?
Це файл, який автоматично сформується після підписання документа. Його завантаження на комп'ютер вам необхідно підтвердити.
Як перевірити, чи підписано документ?
Для цього вам необхідно завантажити p7s-файл та перейти за посиланням «Перевірити підпис», після чого система надасть інформацію про підписантів. Зокрема, їхні ПІП, податковий номер і дату підпису.
Як контрагенту підписати документ?
Необхідно завантажити p7s-файл та перевірити підпис партнера, який надсилав документ. Підписанту потрібно натиснути «Продовжити», і після цього «Підписати». Готово, документ підписано обома сторонами!
Що робити, якщо підписаний документ не завантажується?
У такому разі завантаження документа можна запустити самостійно, натиснувши кнопку «Завантажити».
Чи можна підписувати документ з іноземною компанією?
У «Дії» це неможливо, оскільки наразі не укладено міжнародну угоду про взаємне визнання електронних довірчих послуг, виданих за кордоном.
Чи має юридичну силу роздрукований е-документ?
Ні, оскільки накладений електронний підпис неможливо роздрукувати. Але якщо вам украй необхідно мати друкований варіант документа, то його варто завірити власним підписом, а також обов'язково надати квитанцію, яка підтверджує накладення підпису.
Чи варто завжди мати з собою підписаний е-документ?
Ні. Офіційним підтвердженням документа ще є квитанція, яка засвідчує його підписання. Її можна завантажити в «Дії».
Де можна використовувати е-документи?
Такі документи можна використовувати за необхідності в бухгалтерському обліку, а також як доказ у суді. Щодо суду, то туди їх можна подати в оригіналі чи у вигляді електронної копії, що підписана КЕП. Також варто вказати, у кого знаходиться оригінал документа, щоб суд знав, з кого його витребувати, скажімо, щоб передати на експертизу.
Чи безпечно підписувати документ у «Дії»?
Розробники «Дії» заявляють, що документ не передається на сервери сервісу. Це означає, що вони зберігаються на комп'ютері та у браузері підприємця.
Помилка в тексті? Виділіть її мишкою і натисніть: Ctrl + Enter
