Facebook Pixel

Стратегія систематизації: чому це важливо для зростання бізнесу

Антоніна Кроливець
співзасновниця та CEO мережі студій манікюру Bunny nails та Bunny academy

Масштабування бізнесу — це завжди виклик як для його власників і керівників, так і для команди. Як забезпечити стабільний розвиток компанії, коли команда зростає, клієнтів стає більше, а рутинні процеси перевантажують керівників? Як впоратися з дефіцитом кадрів і при цьому зберегти якість послуг? Відповідь — у створенні ефективної системи управління, яка допомагає бізнесу впоратися з цими викликами та забезпечує стабільне зростання.

Ручне та системне управління: ключові відмінності

На етапі створення та перших років розвитку більшість бізнесів працюють за моделлю ручного управління. Це означає, що власник особисто ухвалює рішення щодо кожного завдання, контролює всі процеси і безпосередньо залучений в операційну діяльність. Такий підхід може бути ефективним на початкових етапах, але стає обмеженням у разі зростання компанії.

У такому випадку, перехід до системного управління стає необхідним кроком для розвитку бізнесу. У системному управлінні операційна діяльність не залежить від безпосереднього втручання власника. Кожен відділ і співробітник мають чітко визначені ролі та зони відповідальності. У такій компанії задачі чітко розподіляються між співробітниками, кожен має свого безпосереднього керівника, і кожне завдання має визначеного відповідального. Важливою перевагою такого підходу є те, що у разі зміни співробітників компанія не зазнає серйозних втрат, оскільки всі функції зафіксовані та стандартизовані, що дозволяє швидко інтегрувати та адаптувати нових працівників. З переходом на системне управління власник може зосередитися на стратегії розвитку компанії, а операційне управління переходить до CEO і топменеджерів, що дозволяє компанії ефективно масштабуватися і зростати.

Організаційна структура

Першим важливим етапом на шляху до системного управління є розробка чіткої організаційної структури. Оргструктура — це схема, яка визначає, які функції виконує компанія, в якому порядку ці функції виконуються, хто за них відповідає і як відбувається взаємодія між підрозділами. Важливо, щоб організаційна структура була не лише теоретичною, а й практичною, зручною для команд і зрозумілою для кожного співробітника.

У центрі нашої моделі знаходиться CEO, який координує діяльність усіх підрозділів і відповідає за реалізацію стратегічних цілей, визначених власниками. Власники не залучені до операційної діяльності, адже ці функції передані в управління CEO, тому вони мають можливість займатися стратегічним розвитком компанії без занурення в операційні процеси.

Окрім СЕО, структуру формують основні функціональні підрозділи, кожен із яких має чітко визначені завдання та цілі. Відділ HR займається управлінням персоналом, забезпечуючи найм, адаптацію, навчання та розвиток співробітників. Продажі та маркетинг відповідають за залучення клієнтів, побудову бренду та досягнення фінансових результатів. Фінансовий відділ здійснює облік, контроль витрат і управління фінансовою стабільністю компанії. Виробництво займається створенням якісного продукту чи наданням послуг, тоді як відділ якості та навчання контролює стандарти виконання та професійний розвиток співробітників. Відділ розвитку бренду та PR концентрується на впровадженні нових ініціатив, комунікації з партнерами та просуванні компанії на ринку.

Ця структура створює умови для ефективної роботи бізнесу, де кожен відділ і співробітник мають чітко визначену роль і зону відповідальності. Взаємодія між підрозділами побудована логічно і послідовно, що дозволяє уникати хаосу та забезпечує злагоджену роботу всієї компанії.

Визначення «вузьких місць» і їх усунення

Після створення чіткої організаційної структури наступним кроком стає визначення «вузьких місць» — тих аспектів у роботі компанії, які обмежують її зростання та ефективність. Розуміння «вузьких місць» дає змогу компанії зосередити зусилля на їх усуненні, що часто стає драйвером подальшого зростання.

У нашому випадку ми стикнулися одразу з двома «вузькими місцями»: нестача кваліфікованих кадрів і збереження високого рівня якості послуг. Ці дві проблеми були взаємопов’язані: без підготовлених спеціалістів було неможливо гарантувати якість послуг. Для цього ми створили власний освітній продукт — академію для майстрів. Ми стандартизували процес навчання, забезпечити постійний потік кваліфікованих співробітників і тим самим зберігаємо єдині стандарти надання послуг у всій мережі.

Сьогодні бізнес усе частіше стикається з дефіцитом кадрів, і інвестиції компаній у навчання стають не лише вирішенням внутрішніх потреб, але й важливим внеском у професійний розвиток індустрії загалом.

Створення ІТ-рішень для систематизації бізнесу

Зі зростанням бізнесу ми стикнулися з новими викликами: обсяг даних збільшувався, швидкість набору команди та кількість клієнтів зростали, що створювало значне навантаження на управлінську команду. Це призвело до перевантаження менеджерів рутинними завданнями і заважало нам рухатися вперед. Виникла потреба знайти рішення, яке б дало змогу ефективно управляти всіма процесами та зменшити ризик помилок.

Рішенням стало створення та впровадження власної ERP-системи, яка дозволила нам автоматизувати процеси та оптимізувати роботу всіх підрозділів. Основна мета автоматизації полягала у вивільненні часу керівників. Замість того, щоб вручну обробляти великі обсяги інформації чи виконувати повторювані завдання, керівники змогли зосередитися на стратегічних цілях та управлінні персоналом.

Впровадження ERP-системи було непростим процесом. Перед запуском проєкту ми склали список переваг і недоліків двох альтернатив: розробка власного продукту або впровадження готового. Власна система надавала унікальні можливості: індивідуальність, гнучкість, адаптивність і відсутність обмежень. Однак це було дорого, потребувало більше часу, а також мало свої ризики. Наприклад, те, що планується на етапі проєктування, не завжди реалізується ідеально через складність технічного завдання або дискомунікації між бізнесом і технічною командою. До цього додавалися ризики багів і складність у підтримці серверів, які потребували постійного обслуговування.

Альтернативою було впровадження автономної CRM-системи. Її переваги включали перевірену функціональність, можливість надання сервісу тисячам клієнтів, високу стійкість серверів до навантажень і технічну підтримку від постачальника. Однак готові рішення часто мають свої обмеження: вони не завжди враховують специфіку бізнесу і потребують адаптації.

Ми обрали шлях розробки власної ERP-системи, яка була адаптована під наш бізнес і об’єднала всі основні функції в єдину платформу: управління клієнтами, облік матеріалів, контроль витрат, моніторинг якості послуг та планування робочих процесів. Завдяки цьому вдалося значно знизити ризик людських помилок, які часто виникають під час перевантаження.

Систематизація бізнесу — це крок до зростання, поступовий рух від простих процесів до більш складних систем. Універсальних рецептів не існує, адже кожен бізнес унікальний. Головне — чітко визначати свої «вузькі місця», послідовно їх усувати та створювати систему, яка працюватиме саме для вас.

Подякувати 🎉
The Page Logo
У вас є цікава колонка для The Page?
Пишіть нам: [email protected]