McDonald's і місцева бургерна. Що може відрізняти ці два бізнеси один від одного? Перш за все, це рівень систематизації. McDonald's – це компанія, яка має тисячі ресторанів по всьому світу і успішно працює на ринку вже 69 років. Великою мірою завдяки систематизації бізнес-процесів. Незалежно від того, у якій саме точці McDonald's клієнт замовить бургер та картоплю фрі, він всюди отримає однаковий сервіс. Адже в компанії прописані та налагоджені всі бізнес-процеси.
Чи потрібна систематизація кожному малому, середньому чи навіть великому бізнесу? І чи досягне така компанія тих самих висот, що й McDonald's, якщо систематизує всі бізнес-процеси? 
дослідив це питання і визначив, кому ж та в яких випадках потрібна систематизація, або ж не треба зовсім.
Що таке систематизація та навіщо вона потрібна
Систематизація бізнесу – це процес організації та структурування діяльності підприємства задля оптимізації його операцій, підвищення продуктивності та забезпечення стабільних результатів.
Цей процес передбачає документування та організацію стандартних операційних процедур, робочих процесів, політик і протоколів, які регулюють різні аспекти роботи компанії.
Чимало підприємців упевнені, що систематизація – це синонім бюрократії, тож у таких компаніях немає місця імпровізації та ситуативам. Однак систематизація не означає відмову від творчих процесів.
Імпровізація і систематизація – це не вороги і не протилежні рішення. Будь-яка імпровізація або творча діяльність також систематизується. Просто вам потрібно розуміти, що ви систематизуєте не імпровізацію, а процес, у якому може відбуватися імпровізація. Наприклад, в яких умовах, який час та яким чином буде відбуватися ця імпровізація.
Яким бізнесам потрібна та НЕ потрібна систематизація
Наразі йде тренд на систематизацію бізнесів, але насправді вона потрібна компаніям лише у двох випадках.
- Перше – якщо на цільовому ринку знаходяться компанії-конкуренти, які більш систематизовані і ефективні. Нині чимало українських бізнесів проводять експансію за кордон, тож у більшості випадків для них надзвичайно актуальною є систематизація бізнесу. Адже вони виходять в «червоний океан», в якому вже «плавають» досить системні гравці («Червоний океан» – це ринок з жорсткою конкуренцією та обмеженням можливостей зростання. Цей термін ввели Рене Моборн та Кім Чан у своєму бестселері «Стратегія блакитного океану»).
- Другий випадок – коли компанія вичерпала всі інші шляхи до зростання та не знає, як збільшити прибутки. Тоді єдиним шляхом залишається систематизація, яка повинна знайди «дірки» та сприяти збільшенню ефективності і зменшенню витрат.
Наприклад, продукт коштує 100 грн, а його собівартість – 80 грн. Коли ми розуміємо, що не можемо продавати його дорожче або збільшити кількість продажів, то можемо скоротити його собівартість шляхом застосування більш ефективних бізнес-процесів в компанії, себто оптимізації витрат.
В інших же випадках такий інструмент не потрібен, адже несистематизованість компаній нівелюється ринком і продажами компанії, що зростають. Тож до систематизації зазвичай вже вдаються найбільш зрілі компанії, які або вичерпали всі інші способи зростання на локальному ринку, або ж ті, що виходять на інший висококонкурентний ринок.
Як все працює на практиці
Однією з таких українських компаній, які вирішили систематизувати власні бізнес-процеси, є Getmancar. Команда розпочала роботу у цьому напрямку у серпні 2022 року.
До процесу систематизації компанію підштовхнуло декілька чинників: підготовка до виходу на іноземні ринки і бажання сформувати команду, яка б виробляла більше стратегічних рішень в напрямі розвитку. Зокрема, систематизація має сприяти збільшенню кількості відповідальних лідерів у команді.
Ще одне питання, яке команда планує вирішити таким чином – це систематизувати творчість і «поставити її на потік». Тобто системно розробляти нові оновлення для додатку та генерувати нові ідеї для розвитку компанії, зокрема на інших ринках та в інших сегментах.
Для того, аби вибудувати систематизацію в компанії, наша команда веде роботу у декількох напрямах. Наразі вона підраховує середні показники щодо різних процесів та визначає стандарти роботи. Зокрема, які в середньому непрямі витрати несе компанія при пошкодженнях авто, яка реальна вартість евакуації машини (куди входить не лише вартість штрафу і евакуатора), скільки кожен працівник витрачає часу на виконання певного завдання, з якою періодичністю машини каршерингового сервісу мають проходити мийк, та як можна оптимізувати ці фінансові і часові витрати.
Водночас у цьому процесі важливо відстежувати реакцію споживачів на зміни та відповісти собі на три питання:
- Яких покращень/змін хотів би клієнт?
- Скільки це коштує?
- Хто за це платить?
В ідеальному світі клієнт, звісно, завжди хоче покращень і готовий за це платити. І це драйвить компанію. Однак якщо клієнт не бажає платити за послугу більше, але вимагає «швидше, вище, сильніше», то треба зрозуміти, хто за це сплатить: компанія, держава (через гранти, преференції, пільги), чи інвестори.
Зазначу, що за пів року систематизація вже принесла Getmancar перші плоди. Зокрема, цей процес вплинув на фінансові показники компанії – дохід бізнесу зріс, а витрати зменшилися. Їх вдалося здешевити завдяки збільшенню ефективності та делегуванню деяких завдань на аутсорс.
Також завдяки систематизації компанія збільшила ефективність роботи та завантаженості авто. У 2023 році бізнес досяг найвищої ефективності на кожний автомобіль за всю історію свого існування.
Систематизація сприяла і якісним змінам всередині команди. Працівники, що зазвичай займалися лише виконанням завдань, почали генерувати більше рішень самостійно. Окрім того, покращилася комунікація між підрозділами-юнітами компанії – відповідно, збільшилась ефективність виконання завдань.
