Facebook Pixel

Типові помилки у веденні звітності. Частина 2. Помилки у фінзвітах

Олена Мисько
Засновниця фінансової компанії Fuelfinance

У першій частині цієї статті ми вже розглянули види фінансової звітності та основні правила заповнення відповідних документів.

Сьогодні більш предметно розглянемо види помилок, які найчастіше зустрічаються у звітності; ще раз звернемося до їхніх наслідків і поговоримо про те, як уникнути цих помилок.


Особисті помилки у веденні звітності і чому вони виникають

Перший і найпоширеніший тип особистої помилки у звітності — це втрачена інформація. Тут можуть бути різні підвиди таких помилок: хтось упустив якусь інформацію, не заніс дані, зробив помилку в розрахунках, не дотримувався в чомусь вимоги облікової політики. Горезвісний людський фактор.

Telegram Logo

Рано чи пізно це упущення виявиться – і почнеться болісний процес пошуку: коли це сталося і що це було.

Неправильне ведення звіту P&L — це друга поширена особиста помилка. Коли доходить до обліку прибутку, то трапляється, що людина, яка веде звітність, погано розуміє відмінність звіту про прибутковість бізнесу (profit and lost або P&L) від CashFlow руху грошових коштів.

Читайте також: Управлінська звітність: кому, коли, навіщо

Доходи, наприклад, можуть рахуватися за однією схемою, а витрати – за іншою. Тобто замість одного адекватного P&L ми отримуємо змішаний метод, який вносить плутанину в розрахунки. А тим часом добре складений P&L дозволяє тверезо поглянути на прибутковість бізнесу.

Також поширена помилка у веденні звіту P&L — використання методу нарахування замість касового методу.

Ще одна помилка — відсутність порівняння даних. Багато компаній ведуть якісь статичні дані за поточний місяць, проте відсутнє адекватне порівняння з періодом цього самого місяця минулого року. Немає аналітики. Цифри звелися, але детального аналізу немає, відсотки відхилення за структурою не аналізуються.

Помилково також не вести баланс. Не зводити і не перевіряти правильність ведення звітів в P&L і CashFlow, не рахувати власний капітал.

Не перевіряти дебіторську та кредиторську заборгованості — це теж помилка. Іноді бухгалтери не здійснюють цю звірку систематично, і виходить, що ці статті не відображають поточного стану справ. Буває, що через відсутність звірки просто випадають з уваги чи з пам'яті власні борги або борги клієнтів перед компанією. А вони дуже важливі, бо допомагають розуміти розмір заборгованості, скільки грошей піде з бізнесу і чи вистачить усіх коштів.

І ще одна типова помилка – відсутність ведення обліку виробництва й обліку складу. Через що не враховується адекватна собівартість проданої та реалізованої продукції. Немає адекватного планування закупівель, контролю обороту товарів, матеріалів. Унаслідок цього гроші виявляються замороженими у продукції та на складі.

Ще з-поміж поширених останнім часом помилок можна назвати відсутність адекватного ведення бухгалтерії, своєчасної реєстрації накладних, через що потім виникають великі податкові зобов'язання у всіх компаній. Особливо у тих, які пов'язані з виробництвом, з відвантаженням товару і так далі. Ця помилка призводить до великих сум сплат податків, несподіваних для власників. Непередбачених. Особливо для власників бізнесу і для підприємця.

Частіше, ніж інші помилки, зустрічається некоректне внесення даних, відсутність правильного звіту про прибуток. Це пов'язано якраз з тим, що в бізнесі відсутня ухвалена облікова політика. Складно зрозуміти, що відбувається з бізнесом, якщо ми щоразу рахуємо за новим методом і отримуємо щоразу різні цифри. У бухгалтерів своє розуміння – вони можуть вести за касовим методом. Підприємець або фінансист веде за методом нарахування. Підприємець не розуміє, яка між ними різниця, через що так і не бачить адекватного прибутку.

Чому компанії попадають у ці помилки? Причина частини помилок людський фактор, коли забувають вносити операції, і помилки виникають через те, що немає звірки та контролю. Частина помилок виникає через незнання та нерозуміння відмінностей між різними видами звітності. Це – через відсутність фінансиста в бізнесі та просто через звичайне нерозуміння підприємцем, що таке прибуток і чим він відрізняється від коштів наприкінці періоду, наприкінці місяця.

З точки зору неправильного підрахунку прибутку та невміння розрізняти та розрахувати доходи й витрати за методом нарахування, а не за якоюсь новою, придуманою формою, проблема в тому, що власник дійсно не бачить реальну картину бізнесу і не розуміє, прибутковий він чи ні. Дуже часто у нас виникали ситуації, коли зводиш адекватну картину, і виявляється, що бізнес збитковий. А підприємці через відсутність адекватного звіту не бачать і не розуміють, звідки взявся касовий розрив.

До яких наслідків призводять помилки у звітах

Найголовніший наслідок це необґрунтована трата грошей. Помилки призводять до прийняття рішень на базі хибних цифр. Через поширені помилки виникає неправильний підрахунок собівартості та ціноутворення, і це призводить до помилкових рішень у бізнесі. Наприклад, неправильний метод розподілу витрат, коли розподіляють, прив'язуючись до відсотку, який займає той чи інший продукт у структурі доходу.

А так робити не можна – завжди треба прив'язуватися до витратного методу або до кількості одиниць виробленого товару, до завантаження за людино-годинами. Але не можна прив'язувати продукт до зростання частини його частки в дохідній частині. Такі речі призводять до рішення відмовитися від виробництва продукту, який міг бути прибутковим. І у нас виникає ситуація, що бізнес стає збитковим.

А неавтоматизований звіт призводить до того, що ви платите багато грошей фінансистам, які роблять все вручну, отримуєте гору табличок, проте все одно не маєте чіткого бачення ситуації. І все одно 5-10 числа у вас немає звіту. Як ви розумієте, це теж нікуди не годиться.

Згубними є і надто оптимістичні прогнози. Це призводить до того, що компанії припускають, що вони можуть витрачати якісь суми грошей, проте виявляється, що не було прораховано песимістичний сценарій та всі ризики. А їх у малому та середньому бізнесі – вкрай багато. У кінцевому підсумку маємо величезний касовий розрив, що не дозволяє покрити зарплату та витрати на оренду.

Все це призводить до зайвих витрат, змушує брати додаткові кредити, шукати нові інвестиції, вкладати свої гроші. І ось вже неможливо забрати свої дивіденди, і доводиться скорочувати штат. Невеликі помилки (через людський фактор зокрема) призводять до того, що проблеми накопичуються, і в якийсь момент цей жмуток перетворюється на великі суми, покрити які дуже складно.

Три поради, як уникнути помилок у веденні звітності

Перша та найголовніша завжди проводити фізичну перевірку грошей та всіх записаних даних. Мати баланс, зводити баланс як форму перевірки – чи правильно все було занесено.

Друга (і не менш важлива) розробити чітку облікову політику для бізнесу. Вести P&L і CashFlow, умовитися, як розраховуватиметься собівартість. Це дозволяє порівнювати місяць за місяцем і завжди розуміти, що і як рахується, як визначається дохід в одному місяці, а як – в іншому.

Нарешті, корисно бодай раз на рік залучати з метою перевірки зовнішніх аудиторів, які прийдуть, перевірять і зможуть поглянути ззовні на всю ситуацію в бізнесі незамиленим поглядом. Краще знайти помилки, ніж накопичувати їх одну за одною.

The Page Logo
У вас є цікава колонка для The Page?
Пишіть нам: [email protected]

Редакція не несе відповідальності за зміст матеріалу і може не поділяти точку зору його автора

Коментарі

Всі новини