В первой части этой статьи мы уже рассмотрели виды финансовой отчетности и основные правила заполнения соответствующих документов.
Сегодня более предметно рассмотрим виды ошибок, которые чаще всего встречаются в отчетности; еще раз обратимся к их последствиям и поговорим о том, как этих ошибок избежать.
Личные ошибки в ведении отчетности и почему они допускаются
Первый и самый распространенный тип личной ошибки в отчетности — это упущенная информация. Тут могут быть разные подвиды таких ошибок: кто-то упустил какую-то информацию, не занес данные, сделал ошибку в расчетах, не соблюдал в чем-то требования учетной политики. Пресловутый человеческий фактор.
Рано или поздно это упущение всплывет — и начнется мучительный процесс поиска: когда это случилось и что это было.
Неправильное ведение отчета P&L — это вторая распространенная личная ошибка. Когда доходит до учета прибыли, случается, что человек, ведущий отчетность, плохо понимает отличие отчета о прибыльности бизнеса (profit and lost или P&L) от CashFlow — движения денежных средств.
Читайте также: Управленческая отчетность: кому, когда, зачем
Доходы, например, могут учитываться по одной схеме, а расходы — по другой. То есть вместо одного адекватного P&L мы получаем смешанный метод, который вносит путаницу в расчеты. А тем временем хорошо составленный P&L позволяет трезво взглянуть на прибыльность бизнеса.
Также распространенная ошибка в ведении отчета P&L — использование вместо кассового метода метод начисления.
Еще одна ошибка — отсутствие сравнения данных. Многие компании ведут какие-то статичные данные за текущий месяц, но при этом отсутствует адекватное сравнение с периодом этого же месяца прошлого года. Нет аналитики. Цифры свелись, но детального анализа нет, проценты отклонения по структуре не анализируются.
Ошибочно также не вести баланс. Не сводить и не проверять правильность ведения отчетов в P&L и CashFlow, не считать собственный капитал.
Не сверять дебиторскую и кредиторскую задолженности — это тоже ошибка. Порой бухгалтеры не делают эту сверку систематически, и получается, что эти статьи не отображают текущее положение дел. Или бывает, что из-за отсутствия сверки просто выпадают из внимания, из памяти собственные долги или долги клиентов перед компанией. А они очень важны, потому что помогают понимать размер задолженности, сколько денег уйдет из бизнеса и хватит ли всех средств.
- Читайте также: От поиска магии – к требованию прибыли
И еще одна типичная ошибка – отсутствие ведения учета производства и учета склада. Из-за чего не считается адекватная себестоимость проданной и реализованной продукции. Нет адекватного планирования закупок, контроля оборота товаров, материалов. В результате деньги оказываются заморожены в продукции и на складе.
Еще из распространенных в последнее время ошибок можно назвать отсутствие адекватного ведения бухгалтерии, своевременной регистрации накладных, из-за чего потом возникают большие налоговые обязательства у всех компаний. Особенно у тех, кто связан с производством, с отгрузкой товара и так далее. Эта ошибка также приводит к большим суммам уплат налогов, неожиданным для собственников. Непредвиденным. Особенно для собственников бизнеса и для предпринимателя.
Чаще остальных ошибок встречается некорректное внесение данных, отсутствие правильного отчета о прибыли. Это связано как раз с тем, что у бизнеса нет принятой учетной политики. Сложно понять, что происходит с бизнесом, если мы каждый раз считаем по новому методу и получаем каждый раз разные цифры. У бухгалтеров свое понимание – они могут вести по кассовому методу. Предприниматель или финансист ведет по методу начисления. Предприниматель не понимает, какая между ними разница, и из-за этого так и не видит адекватной прибыли.
Почему компании допускают эти ошибки? Причина части ошибок — человеческий фактор, когда забывают вносить операции, и ошибки делаются из-за того, что нет сверки и контроля. Часть ошибок допускается из-за незнания и непонимания отличий между разными видами отчетности. Это – из-за отсутствия финансиста в бизнесе и просто из-за обычного непонимания предпринимателем, что такое прибыль и чем она отличается от денег в конце периода, на конец месяца.
С точки зрения неправильного подсчета прибыли и неумения различать и просчитать доходы и затраты по методу начисления, а не по какой-то новой, придуманной форме, проблема в том, что собственник действительно не видит реальную картину бизнеса и не понимает, прибыльный он или нет. Очень часто у нас бывали ситуации, когда сводишь адекватную картинку, и оказывается, что бизнес убыточный. А предприниматели из-за отсутствия адекватного отчета не видят и не понимают, откуда взялся кассовый разрыв.
К каким последствиям приводят ошибки в отчетах
Самое главное последствие — это необоснованная трата денег. Ошибки приводят к принятию решений на базе неверных цифр. Из-за распространенных ошибок возникает неправильный подсчет себестоимости и ценообразования, и это ведет к неверным решениям в бизнесе. Например, неправильный метод распределения затрат, когда распределяют, привязываясь к проценту, который занимает тот или иной продукт в структуре дохода.
- Читайте также: Twitter впервые заработала за квартал свыше $1 млрд
А так делать нельзя – всегда надо привязываться к затратному методу или количеству единиц произведенного товара, загрузке по человеко-часам. Но нельзя привязывать продукт к росту его части доли в доходной части. Такие штуки приводят к решению отказаться от производства продукта, который мог быть прибыльным. И у нас получается ситуация, что бизнес становится убыточным.
А неавтоматизированный отчет приводит к тому, что вы платите много денег финансистам, которые делают все вручную, получаете гору табличек, но при этом все равно не имеете четкого видения ситуации. И все равно 5–10 числа у вас нет отчета. Как вы понимаете, это тоже никуда не годится.
Губительны и слишком оптимистичные прогнозы. Это приводит к тому, что компании предполагают, что они могут тратить какие-то суммы денег, но при этом оказывается, что не был просчитан пессимистичный сценарий и все риски. А их в малом и среднем бизнесе – ну очень много. В итоге имеем огромный кассовый разрыв, который не позволяет покрыть зарплату и расходы на аренду.
Все это приводит к лишним расходам, заставляет брать дополнительные кредиты, искать новые инвестиции, вкладывать свои деньги. И вот уже невозможно забрать свои дивиденды, и приходится сокращать штат. Небольшие ошибки (в том числе из-за человеческого фактора) приводят к тому, что проблемы накапливаются, и в какой-то момент этот ком превращается в большие суммы, покрыть которые очень сложно.
Три совета, как избежать ошибок в ведении отчетности
Первый (и самый главный) — всегда проводить физическую проверку денег и всех записанных данных. Иметь баланс, сводить баланс как форму проверки – действительно ли все правильно было занесено.
Второй (и не менее важный) — разработать четкую учетную политику для бизнеса. Вести P&L и CashFlow, условиться, как будет считаться себестоимость. Это позволяет сравнивать месяц с месяцем и всегда понимать, что и как считается, как признается доход в одном месяце, а как – в другом.
Ну и полезно хотя бы раз в год привлекать для перепроверки внешних аудиторов, которые придут, перепроверят и смогут посмотреть извне на всю ситуацию в бизнесе незамыленным взглядом. Лучше найти ошибки раз, чем накапливать их одну за другой.
Редакция не несет ответственности за содержание материала и может не разделять мнение его автора
Читайте также
