Звітність — головний біль будь-якого власника бізнесу. Помилки у звітах можуть спричинити неприємності найрізноманітніших масштабів – аж до краху всього підприємства.
Тому їх бажано уникати якомога ретельніше. Про найбільш типові помилки і про те, як їх уникнути, й поговоримо. У першій частині — про основні види фінансових звітів і правила їх заповнення, а у другій — про види помилок, їхні наслідки і про те, як уникати цих неприємностей.
Види фінзвітів
Для початку розберемося, які взагалі існують види фінансових звітів. Переважно існують звіти трьох видів: про рух грошових коштів, про прибуток і збитки, а також баланс. В ідеалі має бути ще четвертий вид – звіт про власний капітал у бізнесі, або Equity Statement. Розглянемо їх докладніше.
Звіт про рух грошових коштів містить інформацію про грошові потоки. Це дозволяє прогнозувати грошові надходження та виплати, складати графік платежів на майбутнє, використовуючи наявні дані. Інформація про грошові потоки допомагає аналізувати фінансову гнучкість. Особливо важливо контролювати кошти на рахунках, розуміти наявність та обсяги залишків, а також усвідомлювати, за рахунок власних чи залучених коштів бізнес фінансується в щоденному режимі.
Звіт можна завантажити за посиланням.
Звіт про прибутки та збитки підприємця стосується основної звітності, яка показує, наскільки ефективною є ваша бізнес-модель, яка структура доходів і витрат, а також чи заробляє ваш бізнес, скільки можна вийняти дивідендів, скільки треба заплатити податків і т. д.
Він дає уявлення про фінансові результати господарської діяльності організації за звітний період. Звіт про прибутки та збитки, як і бухгалтерський баланс, складається на основі двох основних принципів: методу нарахування і допущення безперервності діяльності організації.
Звіт можна завантажити за посиланням.
Баланс відображає фінансове становище підприємства на певну дату, наприклад, на кінець звітного періоду. Баланс характеризує підприємство як власника активів, які дорівнюють джерелам фінансування цих активів — зобов'язань і власного капіталу. Баланс – це «фотографія» вашого бізнесу на певну дату, він показує фінансовий стан компанії.
Баланс допомагає відповісти на питання: «У що було вкладено ресурси?» (на рахунок, у товар і так далі); показує підсумки та залишки, дозволяючи дізнатися, скільки існує операційних засобів, товарів, заборгованості. Також з його допомогою можна підрахувати фінансові коефіцієнти та визначити балансову вартість бізнесу.
Звіт можна завантажити за посиланням.
Equity Statement складається за формою № 4, наведеною в додатку 1 до НП(С)БО 1. З його допомогою користувачі фінансової звітності можуть отримати інформацію про зміни у складі власного капіталу підприємства протягом звітного періоду, тобто дізнатися, скільки власного ресурсу було вкладено в бізнес (акціонерний, статутний капітал) і скільки нерозподіленого прибутку було сконцентровано та не вилучено з бізнесу у вигляді дивідендів.
- Читайте також: Україна заплатить $400 млн через затримку з ринком землі
У цьому звіті відображають джерела поповнення власного капіталу, а також операції, унаслідок яких власний капітал було зменшено. Крім того, структура форми №4 дозволяє відстежити внутрішнє переміщення власного капіталу, наприклад, його зміну, пов'язану з розподілом прибутку підприємства.
Звіт можна завантажити за посиланням.
Кожен з цих звітів дає певну інформацію. Гроші та наявність їх — це про стабільність; прибуток — це про успішність операційної моделі; баланс — про точку, у якій перебуває бізнес, якими активами володіє та за які ресурси їх купили.
А Equity Statement — це про власний капітал. Інакше кажучи, що залишиться власнику, якщо ми продамо всі свої активи та заплатимо всі свої зобов'язання.
Всі вони важливі, тому що кожен з цих звітів дає певну відповідь на своє питання. Щоб не збанкрутувати, необхідно розуміти ситуацію з грошима. Щоб зростати та розвиватися — розуміти прибуток. Для того, щоб контролювати загальну ситуацію з бізнесом і бачити «фотографію» цього бізнесу, необхідно будувати та аналізувати баланс.
Правила заповнення фінзвітів
Існує чотири правила, дотримання яких є необхідною умовою під час заповнення фінансових звітів.
Перше правило — це, безумовно, систематичність. Певні звіти повинні вестися з певною періодичністю та точністю.
- Читайте також: НБУ оштрафував банк сім'ї Суркісів на 400 тис. грн
Наприклад, звіти щодо грошей, запасів і продажів ведуться щодня, і раз на тиждень контролюється дебіторка. Інші звіти — один раз на місяць. Має бути вироблена чітка система, як це все працює. Наприклад, звіт належить скласти до 5-го числа кожного місяця. Порушень цієї системи дуже важливо не допускати.
Друге правило — це облікова політика. Іншими словами, це перелік правил, за якими ми працюємо та розробляємо свою управлінську звітність у бізнесі. У цих правилах має бути чітко прописано, як ми визначаємо доходи, як і коли ми визначаємо витрати. Наприклад, які в організації норми амортизації.
Всі ці управлінські правила слід прописати, ухвалити та зробити їх зрозумілими для всіх співробітників. Всі звіти слід складати, виходячи з цих правил, з року в рік. Якщо потрібно внести зміни, то їх належить аргументувати.
Третє правило — максимальна автоматизація процесу звітності. Давно існує програмне забезпечення, яке дозволяє скоротити витрати ресурсів на ведення звітності та водночас знизити ризики людського фактору. Тому скрізь де тільки можна замінюємо людську повторювану працю автоматизацією.
- Читайте також: Кабмін зробив держзакупівлі більш прозорими
Набагато ефективніше, коли людина в команді витрачає час на аналіз і на мозкову діяльність, а не на рознесення операцій за кожний місяць. У такому разі виграють і працівник, і власник. Ми багато разів бачили, як фінансист витрачає весь свій час на зведення цифр, і у нього не залишається часу на аналіз цих даних і рекомендації власнику.
Четверте правило — перевірка звітів. Наприклад, ми зводимо баланс і перевіряємо себе на правильність рознесення всіх операцій. Баланс — це те, що допомагає перевірити, чи дійсно все правильно зроблено. Якщо він не сходиться, то необхідно знайти всі помилки та перевірити, де траплялися збої. Як кажуть, довіряй, але перевіряй.
Редакція не несе відповідальності за зміст матеріалу і може не поділяти точку зору його автора
