За підрахунками експертів, в Україні друкується приблизно 10 млн товарно-транспортних накладних (ТТН) на місяць. Це в той час, коли у переважній більшості країн Європи такого документа взагалі не існує, а в Грузії та Білорусі, де ТТН є, вже кілька років користуються електронним варіантом.
В Україні товарно-транспортна накладна потрібна для первинного обліку. Але чи обов'язково цей документ має бути паперовим? Ні. Так вирішив ринок, його в цьому підтримала держава, і 12 липня 2019 року набув чинності наказ Міністерства інфраструктури, яким вносяться зміни до Правил перевезення вантажів автомобільним транспортом в Україні. Якщо коротко, то відтепер товарно-транспортні накладні можна використовувати як у паперовому, так і в електронному вигляді.
Е-ТТН суттєво збільшать ефективність управління обіговими коштами
Доволі голосно українські ритейлери почали говорити по необхідність ввести електронну товарно-транспортну накладну (е-ТТН) понад рік тому. А все тому, що для компаній важливо було оптимізувати процес, який був тривалим і часто погано впливав на ефективність управління обіговими коштами.
Зараз в індустрії існує такий принцип: щоб зробити оплату чи то за вантаж, чи то за послугу перевезення, бухгалтерії залучених компаній чекають підписаних всіма сторонами документів. Цей процес може тривати від кількох днів до тижня. А якщо ТТН приїхали з помилкою, то біганина з виправленнями, повторним збором підписів і відправкою кожному може затягнутися на місяць. Звісно, поки всі не матимуть своїх примірників, не буде й оплат.
Відмова від ТТН на папері й можливість за секунди підписувати їх в електронному вигляді не тільки пришвидшить оплату, а й вивільнить час персоналу, який займався підготовкою, роздруковуванням, збором підписів, відправкою та архівуванням документів. Тож у компанії з'явиться більше ресурсу на виконання вартісних завдань. Та й без необхідності друкувати на папері й відправляти примірники кур'єром чи поштою підприємства отримають додаткову економію грошей.
Доступ до електронної ТТН миттєво отримують усі учасники
Електронна товарно-транспортна накладна працюватиме як звичайний електронний документ. Її відправник може завантажити в сервіс, підписати за допомогою кваліфікованого електронного підпису (КЕП) й моментально відправити до перевізника та отримувача вантажу. Щойно вантаж буде доставлено, отримувач має його перевірити. Якщо у нього не виникне зауважень до переліку і якості, він одразу може підписати накладну своїм КЕП і надіслати партнерам. Документ із підписами всіх сторін миттєво з'явиться в бухгалтеріях всіх учасників поставки. Це прискорить роботу й ліквідує необхідність збирати, адмініструвати, доставляти паперові документи, аби провести оплату й закрити угоду.
Важливо враховувати, що затверджені зміни до правил вантажних перевезень передбачають наступну умову: якщо оформлюється е-ТТН, то супровідні до неї документи теж мають бути в електронній формі. Відповідно, до паперової товарно-транспортної накладної треба готувати такі ж супровідні документи. Але, незалежно від форми ТТН, водій повинен мати на руках паперовий варіант документа, який підтверджує, що він законно везе вантаж.
Звісно, є ще багато моментів, які треба доопрацьовувати. І в цьому процесі беруть участь як представники ринку, так і профільне міністерство. Але очевидний факт, що електронна ТТН дасть змогу оперативніше підписувати документи й реагувати на проблеми, що виникають у дорозі. Вже зараз у нашому сервісі є кілька компаній, які перебувають на етапі пілотування е-ТТН. Впевнена, що логісти одразу відчують переваги й почнуть доволі швидко відмовлятися від паперової та використовувати електронну форму. Це реальність, до якої ми рано чи пізно, але точно прийдемо.
Читайте також
