Аутсорсинг закупівель як передача частини закупівельних завдань і функцій зовнішнім виконавцям — порівняно новий різновид бізнесу в Україні. Водночас практика аутсорсингу IT, юридичних, бухгалтерських і креативних послуг є доволі поширеною. А професійний підхід віддалених працівників здатний реально підвищити ефективність закупівельних відділів і дати компанії загальну економію до 20% залежно від категорії.
На європейському та американському ринках давно вважають, що використання зовнішніх спеціалістів забезпечує максимальну ефективність і прозорість ланцюга постачання. Наприклад, у технологічного гіганта Microsoft практично всі закупівлі віддано на аутсорс. Тож, які міфи доведеться розвінчувати в Україні?
Міф 1. Аутсорсинг закупівель – це зайве витрачання коштів
В Україні бізнес звик звертатися до зовнішніх професіоналів, коли «припече». Говорять, що така функція занадто дорого коштує. Але це більше про об’єктивність ціноутворення. Подібна послуга не може дешево коштувати з огляду на високу експертність спеціалістів і економію, яку вона в перспективі приноситиме.
Тут важливо розуміти, що ви можете віддавати на аутсорс не всю закупівельну функцію, а лише якусь окрему її частину:
а) «Хвостові закупівлі» (менш важливі)
Я маю на увазі такі закупівлі, обсяг яких у кількості транзакцій і в кількості постачальників є досить великий, проте в грошовому еквіваленті він становить невелику частку (5-10%). Це переважно транзакційні або якісь незначні, як порівняти з іншими, закупівлі, які «не страшно» віддавати зовнішнім спеціалістам.
У такий спосіб ви зменшуєте кількість операцій, на яких можна не зосереджувати власні ресурси. Наприклад, ваш спеціаліст із закупівель матиме час на розв'язання стратегічних завдань, сконцентрується на важливих для виробництва закупівлях, а операційна діяльність передається на аутсорс.
б) Стратегічні закупівлі (важливіші)
Стратегічні зазвичай на аутсорсинг не передаються. Але якщо пул робіт дуже об’ємний, а ваші внутрішні спеціалісти, наприклад, не встигають або не розуміються на певній категорії, – тоді частина таких закупівель може підтримуватися аутсорсинговою компанією.
Аутсорсери допоможуть оптимізувати цей сектор, вибудувати категорійну стратегію за принципами ризик-менеджменту.
Подивимося на успішні кейси з аутсорсингу закупівель і виведемо середній показник економії. Потенційні результати за умови впровадження стратегічних рекомендацій аутсорсерів можуть призвести до:
- 10% економії загального бюджету закупівель;
- скорочення рівня запасів – до 30%;
- оптимізації складів – на 15-30%;
- збільшення рівня клієнтського сервісу – на 5-15%;
- зменшення витрат на логістику – до 10-15%.
І головне: можна зменшити кількість форс-мажорних проблем із постачанням на 90%! У період коронакризи це чи не найважливіший показник.
Міф 2. Навіщо аутсорсинг закупівель, якщо в мене є цілий відділ?
Експертні аутсорсингові команди, що спеціалізуються на закупівлях, постійно стикаються з новими викликами, схемами, регулярно підвищують свій рівень освіти. Тому їм легше побачити проблеми навіть у, здавалося б, уже налагодженій Supply Chain.
Тим паче, що навіть середній за розміром відділ закупівель (5-7 людей) не може бути експертним за всіма категоріями одразу. Аутсорсингова ж компанія знайде вам максимально кваліфікованого закупівельника навіть на специфічному ринку.
Наприклад, до аналізу «світлотехнічної продукції» у великій сервісній компанії ми залучили двох експертів, які впродовж трьох років працювали саме із цією категорією.
Тому одразу можна було
- скористатися власною базою перевірених постачальників;
- додатково вивчити ринок у пошуку нових гравців.
У підсумку клієнт отримав висококваліфіковану експертизу, вдалося досягти одноразової економії до $30 тис., а розрахунковий фінансовий результат склав $1,2 млн економії за 5 років.
Аутсорсинг дає змогу вашій компанії бути гнучкішою й мобільнішою з погляду зміни цілей, персоналу. Наприклад, на перше півріччя 2021 року вам потрібна людина, яка добре розуміється на складському обладнанні. Ви винаймаєте такого спеціаліста на аутсорсинг, а потім, коли завдання у вас змінюються, ви отримуєте іншого зовнішнього професіонала з потрібними скілами.
Тут важливо встановити, яку саме частину закупівель ви хочете передати зовнішньому провайдеру, – і «танцювати» вже звідти.
Міф 3. Не можна довіряти безпеку своїх даних стороннім
Аутсорсингова компанія має бути відома на ринку, у її прозорості потрібно переконатися. Ви маєте знати «в обличчя» її генерального директора або засновників, їхню репутацію. Для початку поцікавтеся в бізнес-колах, чи співпрацює хтось із цією компанією? Які в них результати?
А взагалі приватні дані клієнтів для аутсорсерів у закупівлях – як таємниця пацієнта для лікарів. Ті, хто давно працює у сфері В2В, дорожать своєю репутацією понад усе.
Міф 4. Закупівельником може стати будь-яка людина без спеціальної освіти
Ні. Професія змінюється, доводиться працювати з великими даними, бути спеціалістами в категорійному та ризик-менеджменті, мислити стратегічно, тому без актуальної інформації й тенденційних навичок тут аж ніяк не обійтися. Проте, справді, часто спеціалісти із закупівель – люди, які інколи відповідають за мільйони доларів, – не мають професійної освіти.
На аутсорсі ж можна знайти спеціалістів, які регулярно підвищують свій професійний рівень. Тим паче, що сьогодні можливості для навчання є.
До прикладу: 11 березня компанія IPSM, яка проводить навчальні й розвивальні заходи для закупівельників, спільно з Procurement Central (Лондон) безоплатно проведуть онлайн-обговорення впровадження категорійного менеджменту в закупівлях.
До речі, головою Procurement Central є унікальний експерт зі світовим ім'ям – Стівен Віллз, який був старшим радником із закупівель на Літніх Олімпійських іграх 2012 року в Лондоні.
Редакція не несе відповідальності за зміст матеріалу і може не поділяти точку зору його автора
Читайте також
