Сучасні вимоги до претендента на посаду, методика оцінювання його рівня, механіка співбесід набагато відрізняються від минулих. Але деякі речі залишаються незмінними роками. Це перелік ключових документів для перевірки та оформлення претендента на роботу, та питання, що виникають з цього приводу.
Непорозуміння з кандидатами, як правило, стається через те, що вони не часто стикаються з оформленням на роботу. До того ж люди не завжди можуть самостійно розібратися, для чого може бути необхідний той чи інший документ.
Почнемо з усім відомого переліку документів, який має підготувати претендент. Цей перелік може дещо відрізнятись в різних компаніях, але відсотків на 80 він буде збігатися. Розкажу про ситуацію на прикладі мережі аптек АНЦ.
Паспорт/ID карта з довідкою про реєстрацію та ІПН
Навіть цей пункт іноді викликає сперечання або запитання: «А можна без ІПН? А можна без паспорта, він на переоформлений?». Треба пам’ятати, що це – перші та основні документи для офіційного оформлення.
Диплом про вищу або середню освіту + додатки
Другим основним документом при оформленні є диплом. Він потрібен для підтвердження кваліфікації співробітника на тій чи іншій посаді.
Трудова книжка, дані про трудовий та страховий стаж – так звана Довідка 9
Це не менш важливі документи. На жаль, трудова книжка не завжди відповідає реальному трудовому шляху або трудовій діяльності. Тому, порівнюючи інформацію з усіх цих джерел, ми можемо побачити, де та ким дійсно працювала людина. На деякі позиції людина повинна мати певний термін підтвердженого документально досвіду роботи за фахом або спеціальністю.
Свідоцтво про шлюб/розлучення та народження дітей. Пільгове посвідчення за наявності
Ці документи потрібні для того, щоб роботодавець міг піклуватися про свою команду. Наприклад, в аптечному холдингу АНЦ є програми привітання дітей співробітників і додаткові бонусні вихідні у свята.
Ми завжди лояльно ставимось до відсутності якогось документа на момент їх надання. Залежно від ситуації, спілкуємося з кожним кандидатом та надаємо час на отримання відповідного документу. Ми вдячні, якщо претендент перевіряє наявність та актуальність всіх документів згідно зі списком та надає все необхідне, щоб не розтягувати процес оформлення. Якщо документи надані в повному обсязі, вони проходять дві стадії перевірки. Первинну проводить HR-менеджер, вторинну – інспектор з кадрів.
Як перевірка документів регулюється законодавством у питаннях особистих даних
В АНЦ жорстко дотримуються інформаційної безпеки та захисту персональних даних. Згідно з законодавством, всі документи надаються для офіційного оформлення. Водночас ми перевіряємо їхню коректність. Для всіх співробітників компанії, які мають відношення до цього процесу, діє правило про конфіденційність документів. Саме тому в нас немає жодного випадку витоку інформації про документи кандидата за межі компанії.
Щоб процес перевірки проходив позитивно, швидко та комфортно для обох сторін, надам декілька порад для кандидатів, які планують офіційно оформлюватись в компанії:
- Завжди тримайте документи в порядку та в одному місці. Пам’ятайте, що їх відновлення займає певний час, який може бути тривалим.
- Самостійно перевіряйте актуальність ваших документів.
- Зробіть якісні скан-копії всіх документів про всяк випадок.
- Якщо HR-менеджер надає вам певний перелік необхідних документів, завжди збирайте все та одразу уточнюйте щодо необхідності певного документу, якщо у вас його зараз немає.
Редакція не несе відповідальності за зміст матеріалу і може не поділяти точку зору його автора
