Бізнес завжди був ареною постійних змін та викликів, але сьогодні, в епоху стрімкого розвитку інформаційних технологій, швидкість та масштаби цих змін досягли безпрецедентного рівня. Сучасне мінливе бізнес-середовище вимагає від компаній не просто адаптації, а й миттєвої та гнучкої реакції на будь-які виклики. У цьому контексті роль внутрішніх комунікацій набуває критичного значення, особливо в періоди кризи. Налагоджені внутрішні комунікації є основою стратегії виживання та розвитку в умовах постійної турбулентності ринку.
У кризові часи внутрішні комунікації виходять далеко за межі звичайного інформування співробітників. Вони перетворюються на потужний механізм формування адекватної реакції компанії на зовнішні та внутрішні виклики. Це дозволяє не лише зберегти бізнес-діяльність, але й підтримати здорову атмосферу в колективі та забезпечити чітке розуміння кожним співробітником своєї ролі у подоланні кризи. Звісно, формат, тональність та канали внутрішніх комунікацій у кризові часи можуть відрізнятися, однак вони завжди мають єдину мету.
На власному досвіді у «Mars Україна» я переконався, що ефективний двосторонній процес внутрішніх комунікацій є критично важливим інструментом управління бізнесом під час кризи. Він не тільки допомагає підтримати співробітників у складні часи, але й сприяє швидкому відновленню та подальшому розвитку навіть у найскладніших умовах.
Особливості внутрішніх комунікацій у кризові часи
Зазвичай кризи виникають раптово та створюють неочікувані виклики, що не обмежуються фінансовими показниками. Такі періоди випробовують внутрішню структуру компанії та єдність колективу. Подолати буремні часи та зберегти стійкість компанії допоможе перебудова внутрішніх комунікацій за кількома ключовими принципами. Розглянемо їх детальніше:
- Узгодженість та послідовність: У кризовій ситуації критично важливо, щоб усі керівники компанії транслювали єдині, узгоджені повідомлення. Різні меседжі від різних керівників неминуче призведуть до хаосу та втрати довіри.
- Стислість та чіткість: Кризові комунікації повинні бути короткими та водночас змістовними. Довгі промови на багатогодинних нарадах чи презентаціях втрачають ефективність. Натомість надайте перевагу чітко сформульованим, лаконічним повідомленням. Часто ми доповнюємо їх візуальними образами та інфографікою, адже влучна візуалізація може замінити тисячі слів.
- Своєчасність та проактивність: Оперативність комунікацій набуває першочергового значення. Важливо не лише інформувати колектив про поточну ситуацію, але й про майбутні плани та роль кожного співробітника в їх реалізації.
- Забезпечення зворотного зв'язку: Кризові комунікації мусять бути двосторонніми. Співробітники повинні мати можливість ставити запитання, висловлювати свої думки та занепокоєння.
- Адаптивна тональність: Тон комунікацій має відповідати характеру кризи та загальній атмосфері в колективі. За зовнішніх загроз він може бути більш емоційним та підтримуючим, тоді як при внутрішніх — діловим та фактологічним.
- Етичний складник: В умовах кризи зростає важливість чесності та прозорості. Особливо це стосується складних рішень, таких як скорочення чи зміни умов праці. В такі моменти чесність та прозорість стають пріоритетом, а рішення мають бути чітко аргументовані, з поясненням їх необхідності та потенційного впливу на майбутнє компанії.
- Інформаційна прозорість: Співробітники повинні розуміти, кого та чому стосуються зміни, чому вони необхідні та як це вплине на подальший розвиток компанії.
Управління внутрішніми комунікаціями під час кризи
Оскільки кризи важко спрогнозувати, бути готовим до них — це необхідність. Завжди варто мати базовий підготовлений план та алгоритм дій, адже ефективне управління внутрішніми комунікаціями в кризові періоди — це про балансування між швидкістю реакції та виваженістю рішень.
- Комунікативна стратегія: важливо швидко визначити ключові повідомлення, оперативно узгоджувати їх на рівні керівництва та доносити до співробітників. Розробка чіткого плану внутрішніх комунікацій, який визначає зміст, форму, канали та відповідальних за комунікацію, є фундаментом усієї стратегії.
- Послідовне інформування: ключові меседжі мають послідовно транслюватися через різні канали — від електронної пошти та закритих і захищених віртуальних груп на внутрішніх платформах до особистих зустрічей. Чим чіткіше сформульоване повідомлення, тим вищий рівень його розуміння та підтримки серед співробітників.
- Організація зворотного зв’язку: план внутрішніх комунікацій повинен передбачати механізми збору та аналізу відгуків від співробітників. Це дозволяє оцінити ефективність комунікацій та вчасно внести необхідні корективи.
Найдраматичнішим прикладом кризової ситуації, з якою мені довелося зіткнутися, стало повномасштабне російське вторгнення. Саме війна наочно продемонструвала важливість заздалегідь підготовлених планів та швидкої, ефективної внутрішньої комунікації.
Наша реакція була миттєвою. Вже о 5 ранку 24 лютого, майже відразу після початку вторгнення, було скликано екстрену онлайн-нараду ради директорів компанії. Завдяки наявності розробленого заздалегідь комплексного плану дій ми змогли оперативно узгодити ключові повідомлення для наших співробітників.
О 8:00 усі працівники отримали перші листи від ради директорів через електронну пошту. Головний акцент у них був зроблений на безпеці, здоров'ї та добробуті наших колег та їхніх родин.
О 10:00 того ж дня ми провели загальну онлайн-зустріч для всіх співробітників. На ній ми усно повторили головні повідомлення, розповіли про подальші плани та відповіли на запитання команди.
Наступним кроком стало створення віртуального інформаційного центру. Ресурс дозволив кожному співробітнику, незалежно від його місцезнаходження, швидко отримати доступ до всієї необхідної інформації щодо забезпечення власної безпеки та продовження виконання службових обов'язків.
Реалізація комплексного антикризового плану, в якому внутрішні комунікації відіграли ключову роль, допомогла компанії подолати негативні наслідки перших днів війни та навіть відновити зростання бізнесу.
Цей досвід ще раз підтвердив, що ефективні внутрішні комунікації є критично важливими в кризових ситуаціях. Вони допомагають зберегти довіру співробітників, забезпечити їхню безпеку та підтримати безперервність бізнес-процесів навіть у найскладніших умовах.