Згадаймо початок 2000-х. Саме тоді більшість українців почали знайомитися з культурою мобільного спілкування. Впроваджуючи мобільний етикет, оператори закликали користувачів дотримуватися простих правил.
- Переходити у беззвучний чи віброрежим під час ділових зустрічей.
- У громадських місцях (наприклад, у транспорті) спілкуватися тихо, лаконічно, зменшуючи звук вхідних дзвінків.
- У публічних місцях – театр, музичні вечори, розважальні заклади – на початку дійства рекомендувалось вимикати звук. Пізніше це правило взяли до арсеналу і самі адміністрації. Відтепер у театрах ми щоразу чуємо прохання поважати відпочинок оточуючих та роботу артистів.
- Ще одним із аспектів мобільного етикету було питання безпеки: не відволікати водія за кермом, вимикати телефон під час авіаперельоту.
За останні 20 років ці правила, ініційовані мобільними операторами, стали нормою для більшості українців. Вважаю, що зараз рівень усвідомлення культури мобільного спілкування високий.
Ми зрідка можемо почути дзвінок під час конференції чи іншого масового заходу – за замовчуванням учасники вимикають телефони. Але щоб сформувати цю звичку, знадобився час.
За останні три тижні важливість цифрової культури спілкування актуалізувалась як для бізнесу, так і для дому. Вона стала викликом повсякденного життя. Деякі компанії раптово зіштовхнулися з необхідністю впровадження формату «робота з дому» та негайної цифрової трансформації.
Якщо хтось і планував плавний перехід впродовж кількох років, то тепер довелося пройти увесь шлях за перший тиждень карантину, з моменту, коли МОЗ закликав перевести бізнес у режим віддаленої роботи.
Для ІТ-сфери та нашої компанії це не новина. У проєктних командах цей формат давно застосовувався. А наша комунікаційна команда, наприклад, вже понад два роки практикувала роботу з дому по п’ятницях. Зараз у такому режимі — 98% спеціалістів EPAM в Україні.
Я б хотіла поділитися своїми спостереженнями щодо комунікацій під час віддаленої роботи. Такого обсягу цифрових комунікацій, як в ЕРАМ, у моєму досвіді не було (попри те, що раніше я працювала в телекомі, в енергетичному секторі, у фінансовій сфері).
Однак саме ІТ-галузь – це приклад для інших, як можна перебудувати робочі процеси. З впровадженням формату «робота з дому» цих комунікацій стало ще більше, оскільки левова частка зустрічей зі звичного формату перейшла в онлайн. Зупинюсь детально на дзвінках (онлайн-зустрічах), використання чатів та корпоративного листування – як розподілити комунікації, чим користуватися та як поводитися.
Онлайн-зустрічі
- Приходьте вчасно. Коли ви працюєте з дому, у вас фактично немає причин для запізнень – ані транспортних корків, ані «застряг у ліфті», «переходив із зустрічі на зустріч». Передбачається, що зустріч почнеться вчасно.
- Практикуйте small talks на початку. Це дозволить перевірити зв’язок та налаштуватися психологічно на конструктив, адже зараз, під час карантину, ми потребуємо звичайного людського спілкування.
- Користуйтесь відеодзвінками. Через останні зміни більшості з нас не вистачає «живого», емоційного спілкування, адже 60% всіх комунікацій складає невербальна комунікація. Нам бракує реакцій людини, міміки, тому раджу компенсувати це за допомогою відео. Для мене це також прояв поваги до співрозмовників, який водночас вимагає певної підготовки: треба охайно виглядати, потурбуватися про зачіску, одяг. Це ознака вашого шанобливого та відповідального ставлення до робочого процесу.
- Готуйте план зустрічі. Це загальне правило для всіх зустрічей – оголошувати регламент: тема, цілі, потреби учасників, порядок обговорення. За результатами зустрічі готуйте підсумки (follow-up), де фіксуються прийняті рішення, відповідальності та загальне бачення, як ми рухаємось далі з обраними питаннями.
- Робіть записи тільки з дозволу. Якщо є потреба записати спілкування, обов’язково попередьте про факт запису усіх учасників онлайн-зустрічі та отримайте згоду на це. Ми використоваємо записи, щоб з часом повернутися до них або передати членам команди, які не змогли до нас приєднатись під час онлайн-зустрічі.
- Дотримуйтесь рамок робочого дня. Природно, що зараз багато людей перебувають у стресових обставинах. Межа між роботою та домом практично стерта. Тим паче вкрай важливо поважати приватний час ваших колег і призначати зустрічі у проміжку між 9-ю та 18-ю годинами.
Робочі чати
Які зміни відбулись у нашій комунікації за ці тижні карантину? Досить багато комунікацій перемістилися у робочі чати та корпоративні мейли. Коли який канал комунікації використовувати?
- Робочі чати використовуйте для обміном думками, новинами, постановки нескладних завдань (для основних у нас є MS Teams, Trello тощо), обговорення ідей. Комунікація в чаті передбачає швидке реагування та залученість.
- Зважайте на те, коли ви пишете. Навіть якщо це чат, то стримайтеся і не пишіть після роботи, бо є ризик, що людина почне відповідати, і ви заберете її час на відпочинок, або ж вона відкриє ваше повідомлення і до завтра його забуде.
- Ще одна функція чатика — «лишити тут, щоб не забути». Часом в чатик своєї комунікаційної команди кидаю цікаві публікації, дослідження on spot. І каюся, що тут я не дотримуюсь часової рамки з 9 до 18.
Корпоративне листування
- Більшість повідомлень з корпоративної пошти перейшли у неформальне спілкування, в чати. Корпоративна пошта лишилась виконувати функцію офіційного каналу комунікацій.
- Надважливі питання, погодження, фінальне рішення з якогось питання, що стосується загального стану компанії, – ці випадки підходять для корпоративного листування. Відповідь на них ми очікуємо упродовж кількох годин або доби. Водночас чати – це про оперативне реагування.
@material: https://thepage.ua/ua/companies-and-markets/sho-robiti-biznesu-pid-chas-epidemiyi-koronavirusu
Маючи такий умовний розподіл з точки зору цифрового етикету, ми можемо використовувати різні канали комунікацій для різних цілей. Впевнена, що цифровий світ, який увірвався у наші робочі будні, сформує ще безліч нових звичок. Головне пам’ятати про базові правила цифрового етикету.
Редакція не несе відповідальності за зміст матеріалу і може не поділяти точку зору його автора
Читайте також
