В епоху швидких трансформацій компанії стикаються зі змінами майже щодня. Від оновлення корпоративної культури до впровадження нових технологій — усе це потребує грамотного управління. І саме HR-спеціалісти стають ключовими гравцями у процесі change-менеджменту, допомагаючи бізнесам адаптуватися та процвітати.
Як успішно впровадити change-менеджмент ділиться Ярослава Арнаутова, HR Business Partner в IT-компанії Boosta.
Що таке change-менеджмент і як він відбувається
Системний підхід до управління змінами в організації, який включає процеси, інструменти та методи для досягнення бажаних результатів, називають change-менеджментом. Насправді кожен бізнес ледь не щодня стикається з ним, проте керівники рідко надають цьому виду менеджменту належного значення. А дарма.
Якщо розібратися, то кожна зміна в команді чи бізнесі має такі самі етапи впровадження, як і великі процеси. Change-менеджмент покликаний допомагати адаптуватися до нових умов, підтримувати конкурентоспроможність і досягати стратегічних цілей. Розглянемо основні кроки change-менеджменту бізнесу на прикладі з моєї практики.
Вивчення проблеми
Перший етап включає глибокий аналіз проблеми та пошук можливих рішень. На цьому етапі проводять опитування, збирають метрики та зворотний зв'язок від ключових зацікавлених сторін. Важливо оцінити готовність команди до змін, визначити, скільки часу потрібно на впровадження, а також які ресурси знадобляться для цього.
План впровадження
Тут ідеться про створення покрокового плану, що включає чітке визначення ролей, дедлайнів, оцінку ресурсних і бізнесових ризиків. Найважливіші питання, які потрібно поставити й відповісти на них: «хто» і «коли». Менеджмент розподіляє між собою ролі й загалом визначає, скільки потрібно буде фінансових вкладень і чи вигідно це з економічного погляду. Успішний план також містить стратегії комунікації, адаптації та навчання співробітників, на це важливо виділити час і ресурс.
Реалізація плану впровадження змін
Крок, де все, що написано на папері, «йде в люди». Відбуваються комунікації з командою, навчання, впровадження нових ролей, запускають пілотні проєкти. Важливо підтримувати постійну комунікацію з командою про те, що відбувається. Треба бути готовим до того, що на цьому етапі деякі кроки підуть не за планом. Мій досвід показує, що тут часто реалізується ризик-план, який був прописаний раніше.
Управління спротивом
Під час етапу впровадження й після виникає супротив і нерозуміння з боку команди й усіх, на кого ці зміни впливають. Потрібно пройти період адаптації і створити план реагування на спротив. На цьому ейчар має забезпечити підтримку, контролювати рівень мотивації та вчасно реагувати на зміни настроїв у колективі.
Закріплення змін
Це період, коли співробітники починають приймати нову реальність, отримують позитивні результати від change-менеджменту, розуміють, як жити в новому середовищі й процесах. Якщо на попередньому етапі провели достатню кількість комунікації та підтримки з боку менеджменту, фахівці стають більш лояльними, вмотивованими та залученими в процеси.
Аналіз змін і зворотний зв'язок
Фінальний етап будь-якого проєкту має відповісти на питання «Чи отримали ми той результат, на який розраховували, чи розв'язали проблему, через яку все це створили?»
Тут важливо оцінити метрики та провести такий самий аналіз-дослідження, що й на початку впровадження change-менеджменту. Крім того, необхідно зробити ретроспективу щодо процесів, зібрати фідбек та проаналізувати помилки: можливо, щось могло спрацювати краще. В ідеальному світі це все можна задокументувати в мануалі або статті.
Ми розібрали, як приблизно відбувається впровадження change-менеджменту загалом, проте питання лишається відкритим: яка роль HR-спеціаліста в цьому процесі? Поговорімо про це далі.
Роль HR-спеціаліста в change-менеджменті
Практика показує цікаву річ: коли бізнес вирішує впроваджувати зміни через оптимізацію й автоматизацію, він зазвичай має просту мету — збільшити дохід або скоротити витрати. Для керівництва все логічно: більше грошей — краще, менше витрат — теж краще. Але для співробітників картина часто виглядає зовсім інакше.
І саме тут HR-фахівець може розкрити весь свій потенціал: від розробки плану комунікації до управління ризиками. Коли керівництво звертається до HR із запитом про підтримку змін, воно часто отримує значно більше, ніж очікувало. На кожному етапі управління змінами HR виконує різні функції, і їх можна оцінити різними метриками.
Оцінюємо загальну готовність бізнесу до змін
Чим буде займатися HR-спеціаліст під час вивчення проблеми:
- Розробка та проведення опитувань
- HR проводить опитування серед співробітників, щоб виявити точки опору до змін.
- Аналіз готовності колективу до змін
- Після збору даних HR аналізує готовність колективу до майбутніх змін, оцінюючи настрої колег і можливі виклики.
- Складання рекомендацій
- На основі аналізу HR створює рекомендації щодо оптимальної комунікації й адаптації змін у колективі.
Головним результатом цього етапу є оцінка загальної готовності до змін бізнесу й визначення основних викликів, які можуть виникнути. Які метрики з цим допоможуть:
- Рівень залучення ключових стейкхолдерів
- Визначаємо рівень участі стейкхолдерів у процесі змін і їхня підтримка нововведень.
- Час на проведення аналізу
- Аналізуємо, чи були стримувальні чинники, що заважали завершити оцінку вчасно.
- Якість аналізу
- Оцінюємо кількість виявлених ризиків і «вузьких місць» (bottleneck) у процесі діагностики, а також їхні валідність і вплив на загальну проблематику.
- Оцінка готовності до змін
- Вимірюємо відсоток співробітників, які позитивно сприймають ідею змін від менеджменту й керівника.
Важливо розуміти, чи справді виявлені проблеми є перешкодами для команди та бізнесу. Тому зважаємо на базові HR-метрики: плинність кадрів, eNPS (Employee Net Promoter Score), RPE (revenue per employee / full time employee), відсоток успішного проходження випробувального терміну.
Опановуємо хаос у плануванні
На етапі планування змін особливо гостро відчувається потреба в операційному фахівці з досвідом впровадження змін. Чудовим рішенням може стати участь стейкхолдерів у воркшопі з управління змінами, де вони познайомляться з моделлю Сатір (на графіку нижче) й усвідомлять, що хаос — це природна й неминуча частина процесу, яку просто потрібно пережити.
Тож які метрики допоможуть спланувати цей хаос:
- Рівень деталізації плану: розгорнута діаграма Ганта з чітко визначеними завданнями, відповідальними особами та дедлайнами.
- Бюджетування: співвідношення фактичних і планових витрат (непогано було б залучити фінансистів для розрахунку наслідків змін).
- Ризик-менеджмент: прогнозований рівень плинності кадрів, витрати та плани Б.
- Швидкість узгодження деталей: цей показник допомагає оцінити рівень довіри та потенційного саботажу колег.
- Охоплення комунікаційним планом: відсоток співробітників, залучених до комунікаційної стратегії, і їхня обізнаність щодо змін.
Аналізуємо попередні кроки ефективно
Це етап, де ви отримуєте швидкий результат попередніх кроків і бачите складність і недоліки. Особливо якщо це стосується масштабних змін із залученням усієї команди чи компанії. Важливо дотримуватися дедлайнів і коригувати план за потреби. Залученість HR тут буде на кожному кроці, йому та всій проєктній групі, відповідальній за зміни, важливо трекати метрики та показники імплементації й change-менеджменту.
- Відсоток виконаних завдань відповідно до графіка.
- Частота комунікації: регулярність оновлень для учасників процесу, оцінка підтримки співробітників, eNPS і плинність кадрів.
- Рівень залученості: частка активних промоутерів змін.
- Ризик-менеджмент: кількість непередбачених складнощів.
- Адаптація: середній час переходу до нових ролей або процесів.
Збираємо фідбек від колег
Управління спротивом стає простішим, якщо на попередніх етапах досягнуто належного buy-in, особливо від менеджменту. HR проводить індивідуальні зустрічі та збирає зворотний зв'язок через опитування. Важливі метрики:
- Рівень спротиву: кількість співробітників, які відкрито висловлюють незгоду чи негатив.
- Швидкість реагування на спротив: середній час розв'язання конфліктних ситуацій.
- Час на консультації: кількість сесій і мітингів для зниження спротиву.
- Зміна майндсету: динаміка рівня спротиву.
Оцінюємо закріплення змін
Після впровадження й часу на адаптацію до роботи в новому процесі чи в нових ролях потрібно виміряти, наскільки зміни закріпилися в щоденній роботі. Відповідно до цього можна оцінити:
- Відсоток використання нових процесів, частку співробітників, які успішно впровадили нові практики.
- Час стабілізації: період від початку змін до повного закріплення нових стандартів.
- Зростання продуктивності: підвищення ефективності роботи після адаптації до нових процесів або реалізація плану. Наприклад зменшення витрат чи збільшення revenue per FTE.
- Рівень задоволеності співробітників: опитування та зворотний зв'язок. На цьому етапі він уже має зрости.
Порівнюємо показники «до» й «після»
На фінальному етапі аналізу важливо порівняти показники «до» та «після», оцінити витрати й очікуваний позитивний вплив на бізнес. Успішними змінами можна вважати ті, де заплановані цілі досягнуто, ситуація не погіршилась, співробітникам стало легше працювати, а бізнес отримав економічну вигоду. Я вважаю, що в сучасних умовах навіть те, що команда залишилась разом — уже хороший результат.
З погляду HR варто завжди орієнтуватися на коливання eNPS, прибуток на одного співробітника, плинність кадрів (особливо серед менеджерів і ключових гравців). І головне питання: чи справді ми щось покращуємо, чи просто робимо процес заради процесу?
Поради HR-спеціалістам для вдалого change-менеджменту
Наостанок ділюсь ключовими порадами, які допоможуть зробити процес change-менеджменту менш болючим і більш ефективним:
- Прийміть неминучість хаосу. Так, буде складно й часом боляче — це нормально. Хаос неминучий, але ваше завдання — зробити його більш керованим і менш травматичним для команди.
- Ставте правильні запитання. Постійно уточнюйте деталі: дедлайни, відповідальних, очікувані результати. У вирі змін легко загубити головне — мету, якої прагне досягти бізнес. Тримайте фокус на ній.
- Управляйте панікою професійно. Коли люди чогось не розуміють — вони панікують. Тут вам допоможе сильний бренд роботодавця та внутрішній EVP. Заспокоюйте команду, демонструючи, що у вас є чіткий план дій (навіть якщо ви самі трохи хвилюєтесь і насправді це не так).
- Проведіть аудит готовності. Оцініть свою команду та ресурси: чи всі ключові ролі заповнені, чи відповідають компетенції викликам, що потрібно додатково вивчити менеджменту для адаптації до змін?
- Будьте відверті щодо витрат. Change-менеджмент — це дороге, тривале й непросте задоволення, але воно того варте. Важливо донести це до всіх учасників процесу: власників бізнесу, стейкхолдерів, ініціаторів змін.
- Інвестуйте в навчання. Найкраще підготуватися до змін можна через досвід: свій або чужий. Наполягайте на важливості воркшопів, рольових ігор, курсів, сертифікації — усе це працює на успіх проєкту.
- Тримайте курс. Не зупиняйтеся на пів шляху — результат часто проявляється не одразу. HR-фахівець неминуче зіткнеться з розчаруванням і спротивом. Пам'ятайте про план Б, який ви мудро підготували ще на етапі виявлення проблеми.
- Зберігайте спокій. Насправді ви щодня стикаєтеся з подібними викликами, просто тут більший масштаб і вища відповідальність. Ключ до успіху — спрощувати все, що можна спростити.
Пам'ятайте: ваш досвід у впровадженні змін — це не просто робочий процес, а справжнє мистецтво балансування між хаосом і порядком. І хоча шлях може бути непростим, кожен успішно впроваджений проєкт змін зробить вас сильнішим професіоналом.
Читайте також
Equides Villas у Лісниках: ваша комфортна вілла за містом стає джерелом пасивного доходу
