Stay home: как налажена удаленная работа в крупной группе компаний

PR-менеджер Группы компаний MTI

С 12 марта, согласно постановлению Кабинета министров, в Украине ввели общенациональный карантин. С понедельника — 16 марта — ответственные бизнесы начали переводить своих сотрудников на удаленный формат работы.

В то время как по сети разносятся пугающие фото с переполненными остановками людей в масках (тех, кто все же вынужден ездить на работу на карантине), рассказываем о том, как все устроено на удаленном формате в разных бизнесах Группы компаний MTI. И это совсем не похоже не отпуск.

На связи! Технологическая сторона процесса

В розничной сети одежды и обуви INTERTOP Ukraine организован удаленный доступ к трем великим буквам…СЭД. Сотрудники продолжают работать в Системе Электронного Документооборота дистанционно. И пользоваться серверным диском. Общаются и онлайн встречаются в корпоративной платформе Microsoft Teams из пакета Office 365.

Управляющая компания Группы – MTI Group – перевела 100% сотрудников на удаленный режим.

Коллектив провайдера монобрендовой розничной и e-commerce торговли Protoria с мобильных устройств и компьютеров работает также в системе Office 365. Для отслеживания продаж (сейчас только онлайн) и бизнес-аналитики используют IT-платформу Microsoft BI (Business Intelligence). Сотрудники call-центра не сидят в одном кабинете, а работают через персональный мобильный телефон, куда перевели все входящие звонки. Обеспечен доступ к 1С. Общаются в рабочих группах в Telegram.

Управляющая компания Группы – MTI Group – перевела 100% сотрудников на удаленный режим. Помимо пакета Office 365 и видеосвязи в Microsoft Teams, используют также коммуникационное программное обеспечение Zoom Video Communications.

Читайте также: НБУ отложил из-за карантина начало работы системы электронных платежей в режиме 23/7

Мультивендорный импортер hi-tech оборудования и инновационных решений MTI hi-tech Distribution выручает система Bitrix24, где есть живая лента для важных новостей, группы по отделам, чаты и возможность создавать опросы. Здесь с сотрудниками остаются на связи и регулярно информируют о статистике и рекомендациях в условиях пандемии коронавируса.

Для управления предприятием – облачное приложение, объединившее CRM и ERP системы, – Microsoft Navision Dynamics. Тех, кто работал на стационарном компьютере, в MTI hi-tech Distribution доукомплектовали ноутбуками для home-офиса.

С сотрудниками остаются на связи и регулярно информируют о статистике и рекомендациях в условиях пандемии коронавируса.

Ни минуты покоя: образование на карантине

В INTERTOP Ukraine подготовили список рекомендованной литературы – материалы для профессионального развития. Планируют запуск образовательной онлайн-платформы с обучающими материалами по операционным процессам и работе с брендами. Не исключено, что это будет обычный Google Disk.

В управляющей компании — MTI Group — для информирования создан telegram-канал.

«Сейчас, когда сотрудники не тратят в среднем 1,5 часа на дорогу до офиса и обратно, мы предлагаем использовать это время для самообразования. Для этого делаем подборки бесплатных курсов и вебинаров – от лекций ведущих университетов мира на английском языке до записей венской оперы и берлинской филармонии. Многие ресурсы открыли свободный доступ к своим материалам», — рассказывает HR-директор Группы компаний MTI Ирина Шаповалова.

В MTI hi-tech Distribution говорят: если и останется время чему-то учиться, так это тайм-менеджменту на дистанционной работе.

Правила и исключения

У большинства сотрудников INTERTOP Ukraine работы прибавилось: это и отдел кадров, и бухгалтерия, и финансисты. Активно ведутся переговоры по отсрочкам платежей на период карантина, чтобы не замораживать текущие проекты. Все те, кто не может работать удаленно, добираются в офис на корпоративном такси. Для продавцов розницы, которые работали в магазинах, нагрузка сейчас нулевая.

Все те, кто не может работать удаленно, добираются в офис на корпоративном такси.

В Protoria офис работает по понедельникам, средам и пятницам для тех, кому он необходим. Организован гибкий график, чтобы не застревать в пробках на такси или личном транспорте в часы пик.

Сотрудники MTI hi-tech Distribution, которые накануне посещали страны с высоким процентом распространения вируса, ушли на самоизоляцию задолго до общенационального карантина.

Читайте также: Рынок недвижимости Украины и коронавирус: кто кого

Уровень сознательности в этот период усилился: например, корпоративным такси не пользуются в две стороны, если по пути на работу можно добраться с соседом или знакомыми.

«Работают сейчас очень плотно. К примеру, вырос спрос на все товары, которые могут обеспечить удаленную работу, в том числе сетевое оборудование – у нас их закупают для перевода сотрудников на дистанционный режим. Карантин — не тот случай, когда ты не в офисе и можешь чего-то не делать, а это время для саморазвития. Наши партнеры и цели компании остаются на первом месте», — говорит руководитель отдела персонала MTI hi-tech Distribution Оксана Ланевич.

Карантин по случаю пандемии COVID-19 — классический образец концепции VUCA-реальности. Мир меняется и заставляет адаптироваться к новым условиям существования со скоростью света. Бизнесы перестраиваются – объем работ приумножается. А удаленный формат для многих компаний — тот новый опыт, который позволит диджитализироваться еще быстрее.