Фото: janeb13/Pixabay
Аутсорсинг закупок как передача части закупочных задач и функций внешним исполнителям — относительно новый вид бизнеса в Украине. Вместе с тем практика аутсорсинга IT, юридических, бухгалтерских и креативных услуг довольно распространена. А профессиональный подход удаленных работников способен реально повысить эффективность закупочных отделов и дать компании общую экономию до 20% в зависимости от категории.
На европейском и американском рынках давно считают, что использование внешних специалистов обеспечивает максимальную эффективность и прозрачность цепочки поставок. Например, у технологического гиганта Microsoft практически все закупки отданы на аутсорс. Какие же мифы придется развенчивать в Украине?
Миф 1. Аутсорсинг закупок — это лишняя трата средств
В Украине бизнес привык обращаться к внешним профессионалам, когда «припечет». Говорят, что такая функция слишком дорого стоит. Но это больше об объективности ценообразования. Подобная услуга не может дешево стоить, учитывая высокую экспертность специалистов и экономию, которую она в перспективе будет приносить.
Здесь важно понимать, что вы можете отдавать на аутсорс не всю закупочную функцию, а только какую-то отдельную ее часть:
а) «Хвостовые закупки» (менее важные)
Я имею в виду такие закупки, объем которых в количестве транзакций и в количестве поставщиков достаточно большой, однако в денежном эквиваленте он составляет небольшую долю (5-10%). Это в основном транзакционные или какие-то незначительные в сравнении с другими закупки, которые «не страшно» отдавать внешним специалистам.
Так вы уменьшаете количество операций, на которых можно не сосредоточивать собственные ресурсы. Например, у вашего специалиста по закупкам будет время на решение стратегических задач, он сконцентрируется на важных для производства закупках, а операционная деятельность передается на аутсорс.
б) Стратегические закупки (более важные)
Стратегические, как правило, не передаются на аутсорсинг. Но если пул работ очень объемный, а ваши внутренние специалисты, например, не успевают или не разбираются в определенной категории, — тогда часть таких закупок может поддерживаться аутсорсинговой компанией.
Аутсорсеры помогут оптимизировать этот сектор, выстроить категорийную стратегию по принципам риск-менеджмента.
Посмотрим на успешные кейсы по аутсорсингу закупок и выведем средний показатель экономии. Потенциальные результаты при условии внедрения стратегических рекомендаций аутсорсеров могут привести к:
- 10% экономии общего бюджета закупок;
- сокращению уровня запасов — до 30%;
- оптимизации составов — на 15-30%;
- увеличению уровня клиентского сервиса — на 5-15%;
- уменьшению затрат на логистику — до 10-15%.
Но главное: возможно уменьшить количество форс-мажорных проблем с поставками на 90%! В период коронакризиса это едва ли не самый важный показатель.
Миф 2. Для чего аутсорсинг закупок, если у меня есть целый отдел?
Экспертные аутсорсинговые команды, специализирующиеся на закупках, постоянно сталкиваются с новыми вызовами, схемами, регулярно повышают свой уровень образования. Поэтому им легче увидеть проблемы даже в, казалось бы, уже налаженной Supply Chain.
Тем более, что даже средний по размеру отдел закупок (5-7 человек) не может быть экспертным по всем категориям сразу. Аутсорсинговая же компания найдет вам максимально квалифицированного закупщика даже на специфическом рынке.
Например, для анализа «светотехнической продукции» в большой сервисной компании мы привлекли двух экспертов, которые в течение трех лет работали именно с этой категорией.
Поэтому сразу можно было
- воспользоваться собственной базой проверенных поставщиков;
- дополнительно изучить рынок в поиске новых игроков.
Как результат, клиент получил высококвалифицированную экспертизу, удалось достичь одноразовой экономии до $30 тыс., а расчетный финансовый результат при этом составил $1,2 млн экономии за 5 лет.
Аутсорсинг позволяет вашей компании быть более гибкой и мобильной с точки зрения изменения целей, персонала. Например, на первое полугодие 2021 года вам нужен человек, который хорошо разбирается в складском оборудовании. Вы нанимаете такого специалиста на аутсорсинг, а затем, когда задачи у вас меняются, вы получаете другого внешнего профессионала с нужными скиллами.
Здесь важно установить, какую именно часть закупок вы хотите передать внешнему провайдеру, — и «танцевать» уже оттуда.
Миф 3. Нельзя доверять безопасность своих данных посторонним
Аутсорсинговая компания должна быть известна на рынке, в ее прозрачности нужно удостовериться. Вы должны знать «в лицо» ее генерального директора или учредителей, их репутацию. Для начала поинтересуйтесь в бизнес-кругах, сотрудничает ли кто-нибудь с этой компанией? Какие у них результаты?
А вообще, частные данные клиентов для аутсорсеров в закупках — как тайна пациента для врачей. Те, кто давно работает в сфере В2В, дорожат своей репутацией больше всего.
Миф 4. Закупщиком может стать любой человек без специального образования
Нет. Профессия меняется, приходится работать с большими данными, быть специалистами в категорийном и риск-менеджменте, мыслить стратегически, поэтому без актуальной информации и тенденциозных навыков здесь не обойтись. Однако, действительно, часто специалисты по закупкам — люди, которые иногда отвечают за миллионы долларов, — не имеют профессионального образования.
На аутсорсе же можно найти специалистов, которые регулярно повышают свой профессиональный уровень. Тем более, что сегодня возможности для обучения есть.
К примеру, 11 марта компания IPSM, которая проводит обучающие и развивающие мероприятия для закупщиков, совместно с Procurement Central (Лондон) бесплатно проведут онлайн-обсуждение внедрения категорийного менеджмента в закупках.
Кстати, председателем Procurement Central является уникальный эксперт с мировым именем — Стивен Виллз, который был старшим советником по закупкам на Летних Олимпийских играх 2012 года в Лондоне.
Редакция не несет ответственности за содержание материала и может не разделять мнение его автора