У сучасному світі, де вимоги до ефективності праці стають дедалі вищими, важливо знайти методи, які допомагають зберігати концентрацію та продуктивність. Більше цікавих матеріалів — в моєму телеграм-каналі, а тут я поділюся своїм досвідом та методами, які допомагають мені ефективно керувати часом і завданнями, зберігаючи баланс між роботою та особистим життям.
Гештальтизація
Я намагаюся будувати все своє професійне життя навколо процесів закриття гештальтів. Ділю все на блоки, кожен з яких є окремим гештальтом. І послідовно розвиваю в собі дві якості: роздратування від незакритих гештальтів і кайф від їхнього закриття.
Непрочитані повідомлення в месенджерах і пошті, невиконані завдання, недосягнуті цілі тощо.
Важкий побічний ефект (який лікується тільки повним вимкненням усіх сповіщень на всіх пристроях або від інтернету взагалі) — якщо мені пишуть по роботі у вихідний або відпускний день, рано вранці або пізно ввечері, то я все одно це прочитаю і, найімовірніше, відповім.
Глобально такий підхід економить купу часу, енергії та ресурсів — я весь час прагну до закриття гештальтів, а значить, у мене завжди мінімальна кількість непрочитаних повідомлень і невиконаних завдань. Але в окремо взятих періодах часу це, звісно, заважає розслабитися і відволіктися від роботи.
Перевірка на важливість
Дуже важливо навчитися аналізувати: чи дійсно потрібно робити те, що тебе просять робити.
Слабкий/молодий співробітник зазвичай не може (через недосвідченість) зрозуміти, чи буде користь від виконання окремого завдання. «Раз сказали зробити, значить треба зробити — постановнику видніше».
Втомлений/досвідчений співробітник іноді може забивати на це, просто тому що перевіряти щось там потім — банально лінь. «Вам треба було — я зробив, поверніть мене в мою улюблену операційну систему».
Я використовую кілька «пасток», які допомагають мені розуміти, чи дійсно важливо і чи дійсно терміново те, що мене просять зробити/перевірити/відповісти. Звичайно, це стосується тільки тих завдань і прохань, де терміновість і важливість не очевидні за замовчуванням.
- Доступи. Приміром, потрібно підготувати аналітику певного процесу, результатів якого чекають десять топменеджерів.
Я готую аналітику в гугл-таблиці, кидаю посилання і в налаштуваннях доступу залишаю «доступ за запитом». А потім стежу за тим, хто надіслав запит на доступ. Якщо запитів немає, або було менше половини, то, найімовірніше, така аналітика потрібна тільки мені й постановнику завдання, але ніяк не всім.
Тут є ще один лайфхак: узяти файл, у який якийсь працівник вносить регулярні оновлення даних, і забрати доступ у всіх, окрім себе і цього працівника. Якщо за місяць ніхто не попросив доступ повернути — висновок про важливість процесу очевидний.
- Кинь на пошту. Будь-яке важливе питання, на розв'язання якого потрібно понад 5 хвилин, я прошу розписати й надіслати в пошту. Як не дивно, але це ріже близько 20% таких запитів — лист просто не надсилають.
- Складне зустрічне запитання в стилі «а як би ти вчинив» або «чому це потрібно терміново зробити». Такі запитання чудово економлять твій час, оскільки іноді відповіді на перше запитання достатньо, щоб тобі взагалі нічого не потрібно було говорити.
Непомітний час
У багатьох процесах є час, який нібито не помічаєш.
Наприклад: летіти літаком із точки А в точку В — 1 година, а насправді потрібно за кілька годин до вильоту вже бути в аеропорту, після приземлення — вистояти чергу на прикордонний контроль, доїхати від аеропорту до міста. І ось 1 година перетворюється на 6 годин.
Або: їхати від дому до роботи в заторах — 30 хвилин, а насправді потрібно дійти від будинку до зупинки, дійти від зупинки до офісу і так далі. І ось уже «буду через 30 хвилин» перетворюється на «запізнився на 15 хвилин».
Також і з оцінкою часу на виконання завдань. Якщо в тебе є 10 завдань на 5 робочих днів і кожне, за твоєю тверезою і чіткою оцінкою, займає максимум 4 години на його виконання, то за 8-годинного робочого дня ти ніколи не зможеш виконати ці 10 завдань, нехай математика і каже протилежне.
Для своїх команд я завжди закладаю 10% неефективного часу з округленням у більший бік. У середньому в місяці 168 робочих годин, мінус 10% = 150 годин на виконання завдань. Але навіть із такою оцінкою в кожне завдання потрібно закладати лаг на перемикання між завданнями, той самий непомітний час, відразу множачи оцінку на 1,1-1,5.
Перевірка важливості завдань, використання доступів і розсилок, а також розуміння непрямого часу допомагають краще керувати своїми ресурсами та зусиллями. Ці стратегії дозволяють не лише зберігати концентрацію на важливих завданнях, але й уникати зайвих витрат часу на менш значущі справи.
Сподіваюсь, стаття була корисною для вас, зі своїм колегою у подкасті «Це по роботі», ми обговорюємо багато свіжих новин на перетині диджиталу та бізнесу. Приєднуйтесь!
Читайте також
