По подсчетам экспертов, в Украине печатается примерно 10 млн товарно-транспортных накладных (ТТН) в месяц. И это в то время, когда в большинстве стран Европы такого документа вообще не существует, а в Грузии и Беларуси, где ТТН есть, уже несколько лет пользуются электронным вариантом.
В Украине товарно-транспортная накладная нужна для первичного учета. Но обязательно ли этот документ должен быть бумажным? Нет. Так решил рынок, его в этом поддержало государство, и 12 июля 2019 года вступил в силу приказ Министерства инфраструктуры, которым вносятся изменения в Правила перевозки грузов автомобильным транспортом в Украине. Если коротко, то теперь можно пользоваться товарно-транспортными накладными как в бумажном, так и в электронном виде.
Е-ТТН существенно увеличат эффективность управления оборотными средствами
Довольно громко Украинские ритейлеры начали говорить о необходимости ввести электронную товарно-транспортную накладную (е-ТТН) больше года назад. А всё потому, что для компаний важно оптимизировать процесс, который был длительным и часто плохо влиял на эффективность управления оборотными средствами.
Сейчас в индустрии существует такой принцип: чтобы осуществить оплату или груза, или услуг перевозки, бухгалтерии привлеченных компаний ждут подписанных всеми сторонами документов. Этот процесс может длиться от нескольких дней до недели. А если ТТН приехали с ошибкой, то беготня с исправлениями, повторным сбором подписей и отправкой каждому может затянуться на месяц. Конечно, пока каждый не получит свой экземпляр, не будет и оплат.
Отказ от ТТН на бумаге и возможность за секунды подписывать их в электронном виде не только ускорит оплату, но и высвободит время персонала, который занимался подготовкой, распечаткой, сбором подписей, отправкой и архивированием документов. Поэтому в компании появится больше ресурса на выполнение более существенных задач. А без необходимости печатать на бумаге и отправлять экземпляры курьером или по почте предприятия получат дополнительную экономию денег.
Доступ к электронной ТТН мгновенно получают все участники
Электронная товарно-транспортная накладная будет работать как обычный электронный документ. Отправитель может загрузить её в сервис, подписать с помощью квалифицированной электронной подписи (КЭП) и моментально отправить к перевозчику и получателя груза. Как только груз будет доставлен, получатель обязан его проверить. Если у него не возникнет замечаний к наличию и качеству, он сразу может подписать накладную своим КЭП и отправить партнерам. Документ с подписями всех сторон мгновенно появится в бухгалтериях участников поставки. Это ускорит работу и ликвидирует необходимость собирать, администрировать, доставлять бумажные документы, чтобы провести оплату и закрыть сделку.
Важно учитывать, что утвержденные изменения в правила грузовых перевозок предусматривают следующее условие: если оформляется е-ТТН, то сопроводительные к ней документы тоже должны быть в электронной форме. Соответственно, в бумажной товарно-транспортной накладной надо готовить такие же сопроводительные документы. Но независимо от формы ТТН, водитель должен иметь на руках бумажный вариант документа, который подтверждает, что он законно везет груз.
Конечно, есть еще много моментов, которые надо дорабатывать. И в этом процессе участвуют как представители рынка, так и профильное министерство. Но очевидный факт, что уже сейчас электронная ТТН позволит оперативно подписывать документы и реагировать на проблемы, возникающие в пути. Уже сейчас в нашем сервисе есть несколько компаний, которые находятся на этапе пилотирования е-ТТН. Мы уверены, что логисты сразу почувствуют преимущества и начнут довольно быстро отказываться от бумажной и использовать электронную форму. Это реальность, к которой мы раньше или позже придем.