В Україні триває п’ятирічний перехідний період на електронний облік трудової діяльності. Пенсійний фонд України оновив алгоритм подання відомостей, зосередивши увагу на пріоритетності опрацювання даних та спрощенні процедури внесення змін до вже існуючих цифрових книжок.
Про це йдеться на сайті ПФУ.
Черговість подання відомостей: пріоритет для осіб передпенсійного віку
Згідно з оновленим порядком, роботодавці, ФОПи та самозайняті особи мають подати відомості про трудову діяльність протягом п'яти років з моменту набрання чинності базовим законом (№1217-IX).
Однак ПФУ визначив конкретні категорії працівників, чиї дані мають бути оцифровані першочергово:
- Майбутні пенсіонери: особи, яким до набуття права на пенсію за віком залишилося два і менше років.
- Стаж до «цифрової ери»: працівники, які мають записи про трудову діяльність за період до 1 липня 2000 року.
Така черговість запроваджена для того, щоб Пенсійний фонд міг завчасно верифікувати дані та забезпечити автоматичне призначення пенсій без потреби додаткового збору довідок у майбутньому.
Сканування трудової книжки по-новому: спрощена процедура виправлення помилок
Важливе оновлення стосується корегування даних. Якщо раніше для виправлення неточного запису або внесення нових відомостей часто вимагали повний повторний пакет скан-копій, то тепер процедуру значно лібералізовано.
Відтепер у разі змін у трудовій книжці роботодавцю достатньо надати:
- Титульну сторінку (для ідентифікації власника документа).
- Безпосередньо сторінки зі змінами або виправленими записами.
Надавати скановану книжку повністю у таких випадках більше не потрібно. Це значно розвантажує HR-відділи та зменшує обсяг трафіку на сервери порталу електронних послуг ПФУ.
Електронний облік стажу 2026: обов’язки роботодавців та терміни оцифрування
Процес оцифрування базується на постанові ПФУ № 8-3, яка врегульовує питання першочерговості та корегування даних. Роботодавцям варто пам’ятати, що відомості подаються через особистий кабінет на вебпорталі електронних послуг Пенсійного фонду з обов'язковим використанням кваліфікованого електронного підпису (КЕП).
Нагадаємо, що після того, як трудова книжка оцифрована та верифікована Пенсійним фондом, паперовий оригінал зберігається у працівника як документ підтвердження, а основним джерелом інформації про стаж стає Реєстр застрахованих осіб.
